Кейс по внедрению Битрикс24 в рамках программы Цифровой профсоюз в Федерацию профсоюзов Оренбуржья

Незадолго до ситуации с самоизоляцией по всей стране к нам обратилась Федерация профсоюзов Оренбуржья с целью внедрения программы Цифрового профсоюза.

Это региональное профсоюзное объединение, которое представляет и защищает социально-трудовые права и интересы членов профсоюзов в регионе. Так как в организацию входит достаточно большое количество членских организаций и соответственно большое количество членов профсоюза, то важную роль играет возможность организации и структурирование работы с аппаратами членских организаций, информирования как внутри профсоюзных организаций, так и информирование членов профсоюза, а также непосредственно коммуникации на всех уровнях, от первичной профсоюзной организации, до областных комитетов и заканчивая Федерацией.

Как объединить большую организацию в едином цифровом   профсоюзном пространстве и перевести большую часть процессов в автоматизированные. Если еще несколько лет назад казалось, что цифровизация – это совершенно необязательная вещь и большинство организаций не нуждаются в рабочем онлайн-пространстве, то 2020 год показал, что это совершенно не так. Организации разделились на два лагеря: те, кто заранее подготовился к непредвиденным ситуациям и смог продолжать работать в обычном режиме и на тех, кто срочно искал любые способы быстро перестроится. Теперь всем стало ясно, что будущее за онлайн-офисами.

Что мы имели на момент начала работ?

В ФПО входит 20 областных организаций отраслевых профсоюзов и 2700 первичных профсоюзных организаций, которые в свою очередь насчитывают около 254 000 членов профсоюза в своих рядах. Учитывая масштабность организации и большое количество членов, было довольно сложно заниматься информированием, а также организацией работы. Для этого было необходимо создать такую среду, откуда можно было бы управлять большим количеством процессов, а также собирать всю информацию в единую базу данных.

Одной из проблем было то, что многие обращения и даже документы могли затеряться или быть медленно обработанными в связи с достаточно высокой нагрузкой на аппараты профсоюзных организаций. Также в документообороте, который работал по старой и не автоматизированной схеме было сложно реализовать все необходимые процессы. Трудно было узнать на каком этапе находится документ и у кого. Из-за этого и время обработки документов очень сильно затягивалось, а эффективность сотрудников аппарата ФПО падала.

Поставленные задачи:

Проанализировав ситуацию и учтя проблемные места, мы выделили следующие задачи:

• Организовать документооборот так, чтобы предотвратить ситуацию потери важных документов, а также сократить время на их обработку;
• Создать единое рабочее пространство для сотрудников Федерации с возможность коммуникации как между сотрудниками, так и с членскими организациями.
• Выстроить систему быстрой коммуникации между профсоюзом и членами;
• Автоматизировать процессы для снижения нагрузки на сотрудников Федерации, создать удобную среду для удаленной работы;
• Собрать в единой системе федерацию профсоюзов, обкомы, координационные советы и первичные профсоюзные организации для увеличения эффективности работы;
• Организовать обработку поступающих статистических данных и информации посредством выборок.

Были произведены следующие работы при внедрении:

Установка коробочной версии корпоративного портала на сервер Заказчика
Настройка базового функционала портала
Внесение структуры профсоюзной организации
Регистрация пользователей на портале
Помощь в удаленной установке десктопного приложения
Помощь в удаленной установке мобильного приложения
Оптимизация карточек учета членов профсоюза, организаций, обращений

Настройка типовых фильтров карточек учета членов профсоюза, организаций, обращений
Настройка шаблонов документов
Настройка номенклатуры
Настройка аналитики
Подключение телефонии для входящих звонков (Штатная или внешняя SIP телефония*)
Настройка номера для исходящих звонков
Настройка записи телефонных разговоров
Подключение  общего корпоративного электронного адреса (zakaz@company.ru)
Подключение к CRM электронных адресов сотрудников аппарата
Подключение сервиса обратный звонок для  сайта (Установка виджета или код для размещения на сайте*)
Проведен практикум по обработке входящих обращений

Автоматизация бизнес-процессов
Перенос в Битрикс24 базы действующих номеров держателей карт «ПрофДИСКОНТ» для автоматической отправки SMS-сообщений с платформы.
Создана процедура для автоматическое напоминание о выполнении дел/поручений в обозначенные сроки
Разработана система для планирования целей и задач
Настроена автоматическая рассылка email-сообщений профактиву, СМИ, другим целевым группам, группе потенциальных партнеров ПрофДИСКОНТА

Безопасность
Разработаны роли и подготовлено разграничение доступа участников исходя из их статуса. Наибольший доступ – сотрудников ФПО, далее – ограничения на информацию. Председатель – далее внутри согласно структуре аппарата организации

Организация документооборота в рамках функционала корпоративного портала.
Интеграция с сайтами CRM-формы (обращения с сайта)
Настройка работы Календаря
Настройка каналов  коммуникаций.  Подключение соцсетей и мессенджеров (открытая линия) (ВК, Telegram,)
Организация коммуникаций в корпоративной сети, а также совместно с партнерами/коллегами (внутренний чат в т. ч. видеосвязь)

Настройка отчетов
Анализ документооборота, исполнения документов
Отчет о работе руководителю
Совместная работа с документами
Настройка управления задачами и проектами (постановка, контроль выполнения, затраченные ресурсы и др.)
Настройка учета рабочего времени сотрудников и отделов
Организация работы файлового диска компании
Обучение персонала

Предварительный этап

В качестве удобной единой рабочей среды было решено использовать Битрикс24. Чтобы максимальной задействовать потенциал системы, а также удовлетворить все потребности организации было решено создать перечень необходимых настроек и функций, чтобы не упустить ничего важного на этапе работы.

Для дальнейшей работы было выбрано коробочное решение Битрикс24, так как оно позволяет осуществить намного больше поставленных задач, чем облачное решение. Для этого потребовалось установить виртуальную машину BitrixVM и настроить удаленный сервер. После установки машины и коробочной версии Битрикс24 было проведено тестирование портала. Это позволило заметить и исправить все недочеты на начальном этапе. Чтобы обеспечить безопасное подключение к порталу было установлен SSL-сертификат.

После подготовки портала была создана структура Федерация и приглашены сотрудники на портал. Затем всем сотрудникам была оказана помощь в установке десктопного и мобильного приложения. Поэтому Битрикс24 всегда под рукой вне зависимости от того, находится ли человек в офисе или вне его. Также в дальнейшем все работники прошли обучение для того, чтобы максимально использовать все возможности портала.

Для того, чтобы можно было сразу же приступить к использованию портала заранее были настроены карточки учета членских профсоюзных организаций, карточки учета членов профсоюза, карточки обращений (лидов) от членов профсоюза и трудовых коллективов и типовые фильтры для вывода необходимой информации. Это необходимо для того, чтобы сотрудники аппаратов профсоюза и председатели ППО и обкомов не тратили время на заполнение лишних полей и не теряли необходимую информацию. Все подготовлено так, что остается только заходить и непосредственно работать, не отвлекаясь на посторонние вещи.

Задачи являются важной составляющей рабочего процесса, поэтому были настроены рабочие группы. Именно в них специалисты ведут работы с задачами, а также пользуются диском и живой лентой. Руководителям же удобно следить за процессом работы, а также получать при необходимости рабочие отчеты за выбранный период времени.

Что касается безопасности данных, то мы сразу же настроили права доступа для всех пользователей исходя из их статуса. Администратор имеет право выдавать права, а также редактировать и заполнять все графы и поля. Председатель и заместитель могут писать резолюции, имеют доступ к отчетам, а также все то, что доступно на более низких правах доступа. И наконец исполнители могут ставить отметки об исполнении задачи, комментировать и заполнять отчеты везде, где они указаны исполнителем.

Это необходимо не только для того, чтобы каждый специалист работал только с необходимой ему информацией, документом, но, и чтобы не допустить ситуацию распространения важной информации среди тех, кого она не касается.

Использование различных универсальных списков в профсоюзной работе

Были настроены списки данных. Одним из них является список награждения членов профсоюзов. В списках можно редактировать колонки, создавать новые поля, сортировать и фильтровать данные, что заметно облегчает работу.

Настроены следующие поля: Год награждения, ФИО, Место работы/должность, Отрасль, Наименование награды, Денежный подарок, Обоснование. Для каждого года был создан свой раздел, а отфильтрованные результаты выгрузить в таблицу Excel.

Благодаря спискам можно организовать учет документации, а также получать отфильтрованную информацию. Это качается не только списка наград, также сюда можно отнести архивы, справочники, базы данных и многое другое.

Внутренние и внешние коммуникации

Как в обычном, так и в онлайн-офисе работа невозможна без коммуникаций. В Битрикс24 коммуникация обеспечивается чатами, видео- и аудио-звонками, а также живой лентой. Вне зависимости от формата работы все сотрудники могут общаться и получать всю информацию в одном месте. Это предотвращает ситуацию, когда информация теряется в различных мессенджерах или сотрудники, просто не знают, как связаться друг с другом. Возможности же живой ленты позволяют размещать важные сообщения, опросы и благодарности, что тоже помогает поддерживать рабочую атмосферу. Немаловажно и то, что есть календарь, куда уже внесены как дни рождения председателей ФНПР, ЦК, аппарата ФПО, членских организаций, так и рабочие события. А специалисты помимо этого могут вносить необходимые события в свой личный календарь. Это поможет спланировать время и не упустить важные события.

В профсоюзной работе большое значение имеют и внешние коммуникации. Необходимо быстро обрабатывать и реагировать на все входящие обращения. А чтобы это осуществить нужно создать единое пространство, куда будут поступать сообщения со всех имеющихся площадок. Был подключен профсоюзный контакт-центр. Сюда входит:

• интеграция телефонии, в данном случай была интегрирована телефония от провайдера услуг Дом.ru. Все входящие и исходящие звонки фиксируются в системе, а необходимые звонки записываются, чтобы иметь возможность повторно прослушать важное сообщение или обратиться к нему позже. Это намного удобнее, нежели записывать все вручную.
• подключение всех социальных сетей к открытым линиям. Теперь все входящие сообщения попадают сразу в Битрикс24 и фиксируются, а сотруднику даже не нужно заходить в социальную сеть, ведь отвечать на сообщение можно тоже из Битрикс24 прямо со своего мобильного телефона.
• установка онлайн-чата на сайт. Посетитель может с легкостью написать или заказать обратный звонок просто зайдя на сайт организации.
• подключена корпоративная почта. Это важный пункт, ведь большая часть внешней коммуникации ведется именно через почту, а также существуют различные рассылки. Как и любые другие сообщения вся почтовая переписка фиксируется в системе.

Электронный документооборот

Перед нами встала непростая задача создать электронный документооборот. В организации, где циркулирует большое количество важных документов – это очень значимый и ответственный момент. Мы разработали электронный документооборот, куда входит единая база документов, отслеживание ответственных за все этапы движения документа, а также непосредственное отслеживание документов. Так что исключена не только ситуация потери документа, но и застревания на каком-либо сотруднике. Поэтому сокращается и время движения документа, а точность исполнения только повысилась. Чтобы сотрудники смогли совместно работать над документами был организован файловый диск.

В организации выделяется три основных потока документации. Это внутренние, исходящие и входящие документы и именно для этого были разработаны три бизнес-процесса. Все внутренние документы проходят регистрацию секретарем, где заполняется название, дата поступления, дата, номер, описание документа и прикрепление вложений. Затем документ попадает к председателю и приходит уведомление о поступлении документа. Председатель же или подписывает документ, или отклоняет, от чего зависит его дальнейший путь. В случае одобрения документа, то он дальше попадает к секретарю, который решает есть ли необходимость уведомлять сотрудников, если да, то документ поступает к сотрудникам для ознакомления.

Следующий бизнес-процесс касается исходящих документов. Здесь документ также проходит регистрацию, заполнение названия, даты, присвоение номера и описание документа с прикреплением файлов. Затем документ попадает к секретарю, а в Живой ленте появляется уведомление. Секретарь проверяет документ и затем отправляет его к председателю. Председатель же может как утвердить документ, так и отклонить его. Потом документ возвращается к секретарю, который в случае выбирает способ дальнейшей отправки документа получателю. 

Последний процесс касается входящих документов. Документ попадает к секретарю, который заполняет название, дату поступления, отправителя, номер, дату, а также описание документа, способ его получения и прикрепляет необходимые файлы. После этого документ приходит к Председателю и появляется уведомление о получении документа. Председатель пишет резолюцию, указывает дату, срок и приоритет для документа. Также он назначает того, к кому дальше должен прийти документ. В этом случае возможно два варианта: документ поступает непосредственно к исполнителю или же к заместителю Председателя. В первом случае исполнитель при получении документа может сразу же приступить к исполнению и в конце отмечает в системе, что работа завершена и обработка документа завершена. Если же документ попадает сначала к заместителю Председателя, то он назначает исполнителей и документ идет дальше.

Были настроены типовые шаблоны. У всех документов указывается дата поступление, регистрационный номер с указанием носителя, по которому был получен документ, отправитель, дата и номер самого документа и краткое содержание. Все документы поступают к Председателю и направляются в необходимый отдел. Мы настроили группировку отделов так, чтобы потом администратор также мог корректировать списки. Всего было создано 3 отдела. Также в документе выводится информация об авторе резолюции и дате. Немаловажно и то, что у каждого документа можно указать приоритет исполнения и сроки. Это позволяет сортировать поступающие документы по степени их важности и в первую очередь заниматься теми документами, где выше важность или которые требуют более скорого исполнения.

Поэтому в организации исчезла проблема с тем, что все документы обрабатываются вручную и иногда случаются ситуации, когда важные документы доходят до исполнителей слишком поздно, что может привести к не самым приятным последствиям. И задача одной из задач Цифрового профсоюза является как раз то, что цифровизация позволяет взять под контроль все сроки и деятельность, упорядочить работу и дать возможность сотрудникам заниматься действительно важными задачами.

Автоматизация процессов

В начале автоматизация коснулась отдела кадров, где был настроен учет рабочего времени и график отсутствий. Каждый сотрудник отмечает, когда он приступил к работе и когда он ее закончил. Таким образом сотрудники отдела кадров могут сразу же увидеть опоздания, а также просмотреть автоматически приходящие отчеты по задачам.

Чтобы автоматизировать работу с членами профсоюзов мы адаптировали под нужды организации карточки контактов. Были созданы дополнительные поля и загружены необходимые контакты. Особенно это касалось держателей карт «ПрофДИСКОНТ», на которых в дальнейшем будут направлены email и sms-рассылки.

О результатах работы можно судить по тому, что процесс внедрения Цифрового профсоюза совпал с массовым переводом сотрудников на удаленную работу в связи с коронавирусом. И именно это позволило Федерации профсоюзов Оренбуржья быстро перестроиться и начать работать. Это говорит о том, что лучше своевременно позаботиться о цифровом онлайн-пространстве, которое полезно не только в экстренных случаях, но и в ситуациях, когда в организации есть удаленные сотрудники.

В итоге в результате внедрения Цифрового профсоюза организация получила все необходимое для удаленной работы. Сюда входит единое рабочее пространство с возможностью внутренней и внешней коммуникации, работа с задачами и документами. При этом есть возможность отслеживать занятость каждого сотрудника и следить за графиком работы, что тоже немаловажно для удаленных сотрудников.

Что касается качества работы, то было отмечено уменьшение временных затрат на работу с документами, а также повышение качества работы сотрудников. Это обосновано тем, что все сотрудники могут видеть перед собой конкретные задачи и фиксировать их выполнение. Вся необходимая информация тоже зафиксирована в системе. Это касается как переписок, так и любых внешних сообщений.