Как организовать мероприятие при помощи Битрикс24
Мы многому научились во время пандемии и даже после снятия мер эти знания остались с нами. Во время карантинных ограничений необходимо было учесть многое: узнать не только точное количество участников мероприятий, но и проверить qr-коды, удостовериться, что не было контактов с заболевшими и многое другое.
И хотя сейчас уже проверка тех же кодов не актуальна, но вот опыт автоматизации мероприятий помогает нам и по сей день.
Это кейс про то, как легко организовать проведение мероприятий при помощи Битрикс24: начиная от создания посадочной страницы для него и до последующего информирования.
Кейс о том, как провести мероприятие при помощи Битрикс24
Сценарий использования CRM в организации мероприятий
-
Создать сценарии подготовки к новым мероприятиям;
-
Разработать типовые шаблоны посадочных страниц для различных мероприятий с возможностью быстрого редактирования;
-
Настроить CRM-формы с нужными полями и возможностью последующего редактирования;
-
Настроить систему оповещения при помощи e-mail и sms-рассылок;
Этап 1. Посадочная страница
Регистрация на мероприятие происходит на посадочной странице при помощи CRM-форм. Сайты Битрикс24 удобны тем, что можно сразу же создать страничку и привязать к ней форму. Так организовать и провести мероприятие можно значительно сократив время и бюджет, ведь для создания посадочных страниц не нужно привлекать дополнительных специалистов.
У организации есть несколько видов мероприятий и для каждого из них мы разработали типовые посадочные страницы, которые можно использовать и для дальнейших событий, просто внося правки в даты или какие-то блоки.
При разработке учитывались психологические особенности целевой аудитории. Так для Дня Донора на сайте используются призывы, фотографии с прошлых дней донора и подробная информация об условиях донорства.
Посадочная страница должна выполнять две функции: позволять всем желающим зарегистрироваться на мероприятие и мотивировать тех, кто еще не состоит в профсоюзе вступить в него. Для этого есть как ссылка на отдельную посадочную страницу с формой на вступление, так и возможность все равно оставить заявку на мероприятие, указав, что человек не является членом профсоюза и причину.
Этап 2. Продвижение
Для распространения информации о мероприятии используются различные каналы коммуникации, подключенные к CRM для более удобного управления и аналитики. Информирование производится путем размещения ссылок на посадочную страницу в социальных сетях, e-mail рассылки, sms-рассылки и размещение офлайн баннеров. Везде настраиваются utm-метки, которые позволяют отследить из какого именно источника человек узнал о мероприятии.
При запуске рекламы можно также подключить рекламный кабинет к Сквозной аналитике и не только отслеживать результаты, но и контролировать бюджет. Если это наружная реклама или раздача флаеров, то можно вручную указать сумму расходов на офлайн источник, а пришедших людей отслеживать при помощи utm-меток и коллтрекинга.
Все данные с CRM-формы сразу же попадают в Битрикс24, где каждый участник фиксируется в отдельной карточке. Далее те, кто зарегистрировался на мероприятие получают sms-сообщение с информацией о регистрации на мероприятие. Также в дальнейшем он получает напоминания о мероприятии за несколько дней до события.
Для каждого мероприятия создается свое направление сделок. Так можно легко отследить стадию, на которой находится сейчас заявка. Стадии были настроены под информирование так как все регистрируются в разное время и в разные потоки необходимо создать систему, при которой каждый участник получит информационные рассылки.
Во времена коронавирусных ограничений участники проходили на мероприятие через баркод, который получали после регистрации и проверки на электронную почту. Сейчас данный механизм актуален при организации мероприятий, где нужно предъявить пригласительный.
Какие мероприятия организуют при помощи Битрикс24? На самом деле ограничений нет и вы можете использовать не все, а только нужные вам инструменты. При помощи CRM-форм удобно организовывать семейные праздники, так как есть возможность узнать сколько человек придет вместе, сколько детей и даже при необходимости их возраст.
Этап 4. Мероприятие
В общем CRM позволяет не только организовать мероприятие, но и провести его. Если вход осуществляется по спискам или же, как было во время коронавирусных ограничений, по qr-кодам, то CRM поможет в точном учете всех, кто должен придти, а у организаторов будет информация о каждом участнике и его контактные данные.
Сценарий использования CRM в организации мероприятий
При помощи CRM организовать и провести мероприятие от начала и до конца. Это будет удобно как event-агентствам так и тем, кто занимается подготовкой и проведением мероприятия самостоятельно. Мы рассмотрели сценарии использования CRM-системы в основных этапах подготовки мероприятий.
Этап 1. Составление брифа
В CRM-системе можно собирать планерки и обсуждать какие-то пункты, ведь в проведении мероприятия участвует не один человек от заказчика. Event-агентства могут генерировать брифы, а также сохранять их и всю историю коммуникации с заказчиками в CRM. Заказчики также могут использовать систему для коммуникации с агентством.
На этом этапе также CRM можно использовать в качестве площадки для переговоров. Есть как чаты, так и возможность создания задач для каких-то отдельных обсуждений. В Битрикс24 можно проводить видео-планерки до 48 человек. Чем это удобно? Вы также имеете полный контроль над ситуацией, можете централизованно организовать все общение и избежать головной боли с кучей чатов и встреч, после которых ничего нельзя вспомнить. CRM по факту становится вашей записной книжкой, которая запоминает все автоматически.
Этап 3. Составление бюджета
Классический способ составлять бюджет - таблицы Excel. В Битрикс24 также есть такой функционал и редактировать документ можно совместно с коллегами. Особенно это удобно во время планерки, когда каждый сможет высказаться по поводу распределения бюджета если это небольшая компания, где все участвуют во внутренних процессах.
Этап 4. Утверждение
Для утверждения документов, в том числе и сметы с планом мероприятия можно использовать бизнес-процессы. Так можно заранее настроить ответственных, нужные сроки и порядок и затем просто запускать процесс, прикладывая нужные документы. Вы всегда сможете отследить где сейчас документ и понять сколько нужно еще времени на его утверждение.
Всю работу внутри организации, а также работу с подрядчиками можно выстроить при помощи проектов и задач. Причем в случае с подрядчиками можно использовать возможноможности Экстранета. То есть пригласить их не в качестве сотрудников организации, а в качестве внешних пользователей, которые будут иметь доступ только к определенным группам.
На этапе планирования будет удобно использовать диаграмму Ганта, где можно отследить наглядно как задачи зависят от друг друга, сколько времени уйдет на каждую задачу и как они стыкуются, чтобы не было накладок.
Этап 6. Контроль подрядчиков
В идеале нужно организовать работу в задачах, чтобы каждый подрядчик отчитывался о проделанной работе и на каком она находится этапе. Также лучше всего перенести всю или большую часть коммуникации с подрядчиками, чтобы сделать процесс не только быстрее, но и прозрачнее. Так все участники процесса подготовки будут иметь представление о том, насколько все готово и какие возникают вопросы и затруднения.
Этап 7. Контроль расходов
Осуществлять контроль расходов можно при помощи сделок. Для мероприятия необходимо создать отдельную воронку и для каждого договора создавать свою сделку. Контролировать стадию выполнения договора можно при помощи статусов, которые можно настроить так, как нужно именно вам. Чтобы получать данные о расходах и аналитику достаточно подключить Power Bi при помощи коннектора прямо в Битрикс24, так вы будете получать из данных системы готовые визуальные отчеты и дашборды. Использование CRM также помогает в составлении итоговых отчетов.
Этап 8. Обратная связь
Сбор обратной связи можно совершить при помощи рассылок, а саму анкету разместить на посадочной странице. Для составления анкеты можно использовать CRM-формы, настроив их на нужные варианты ответов. Крупные анкеты можно создавать при помощи универсальных списков.
Удобство заключается в том, что можно затем не только проанализировать все полученные ответы выгрузив их в Excel, но и привязать к уже существующим контактам.
