CRM для учебных заведений. Как мотивировать абитуриентов поступать в ВУЗ
Раньше подача заявлений в ВУЗ могло стать сущей пыткой, особенно для тех, кто подавал заявления сразу в несколько мест или городов. Сейчас же все больше учебных заведений внедряет в работу электронную подачу заявлений. Не нужно никуда ездить, бегать с бумажками или стоять в очередях. Но вот вопрос о том, как такой прием заявлений работает под капотом остается открытым. Важно ведь не только собрать данные, но и как-то обработать, где-то хранить.
Нельзя сказать, что у ВУЗов сейчас все радужно, очень у многих учебных заведений недобор как на бюджет, так и на платные места. Если крупные города еще как-то да привлекают абитуриентов, но города поменьше испытывают дефицит. Особо страдают технические специальности где ситуация с недобором становится все более серьезной с каждым годом. Поэтому идет буквально борьба за внимание как уже абитуриентов, так и учеников старших классов. Некоторые учебные заведения начинают “вербовать” уже со средней школы, приглашая школьников в свои стены или проводя мероприятия в школах.
Как же учебным заведениям в условиях жесткой конкуренции существовать, выживать и развиваться? Важно признать, что если нет студентов, то и денег тоже нет. А это значит, что нет денег на достойную зарплату преподавателей, новое оборудование, улучшение материальной базы и развитие учебного заведения в целом. И чем дальше заведение проседает, тем менее привлекательным для абитуриентов оно становится. Так вот, а как же быть?
В этом случае ВУЗы должны адаптироваться к новым реалиям, принять то, что все делается через интернет и как можно быстрее влиться в эту волну. Использование CRM систем все еще кажется чем-то необычным, непривычным, инородным. Ведь мы тут говорим про образование, а не бизнес. Но схема то одна и та же. Университетам тоже нужно внутреннее рабочее пространство, нужна система приема заявок, хранения информации и инструменты коммуникации. Маркетинг тоже важен, тут уже недостаточно просто иметь сайт и группу в Вконтакте.
Преимущества CRM для высшего образования:
-
Организация и проведение мероприятий
-
Учет коммуникаций
-
Отчеты и аналитика
-
Хранение информации
Как ВУЗ может привлечь абитуриентов в цифровом мире
Для этого учебному заведению необходимо выстроить стратегию, а не просто делать какие-то действия ради действий. Абитуриенты сейчас окружены не только информацией о ВУЗах, но и бесплатными мероприятиями, лекциями, вебинарами. Так что современного выпускника школы удивить сложно в этом плане, но качественная стратегия может изменить эту ситуацию.
Контентная воронка. Реклама
В первую очередь необходимо проработать контент. Сюда мы отнесем как информацию в интернете так и печатную. Информация должна не только рассказывать о заведении и обучении в его стенах, но и раскрывать истории успеха, студенческую жизнь и преимущества, которые получат будущие студенты. Выпускников школ привлекает не только специальность или именитость учебного заведения, но и то, как он это время проведет. Здесь очки в карму добавляет именно разнообразные студенческие активности, сообщества, сплоченность коллектива и возможность, например, учебы по обмену или стажировки где-то.
Что можно задействовать в воронке привлечения абитуриентов:
-
социальные сети
-
листовки и плакаты
-
реклама
-
статьи в печатных изданиях и онлайн
-
вебинары
-
канал на YouTube
-
дни открытых дверей
-
лекции и мастер классы
-
курсы подготовки
-
конкурсы
-
онлайн курсы
-
подготовка к ЕГЭ
-
олимпиады
Но все это не существует само по себе, а должно быть систематизировано и отслеживаемо. На этом моменте и появляется CRM система, куда можно внести каждый источник и оценивать эффективность его работы. Также внутри CRM выстраиваются воронки. Какой контент будет получать человек после звонка для консультации, что будет дальше с участниками вебинара или теми, кто регистрировался на день открытых дверей? Необходимо не бросать этих людей, изредка названивая (что уже вызывает негативную реакцию в 2024 году), но и может быть делать рассылки, запускать рекламу, приглашать на дальнейшие мероприятия. Такие воронки можно настроить в Битрикс24, где можно связать все стадии воедино, настроить автоматические письма и сообщения, а также объединить в одном окне все коммуникации.
Воронка мероприятий. Организация и проведение
Перед тем, как мероприятие состоится, необходимо привлечь на него людей.
Приведем пример воронки воронки мероприятий. В CRM настраиваются стадии. Усредненно есть следующие стадии:
-
Новая заявка. Сюда попадают заявки из всех источников, будь это заявка с сайта, почты, мессенджера или из социальных сетей.
-
Уточнение участия. Далее с абитуриентом связывается менеджер, чтобы установить контакт, прислать более подробную информацию, а также актуальную информацию про поступление и дни открытых дверей.
-
Ожидание мероприятия. На этой стадии находятся те, кто записан на мероприятие. Здесь люди могут получать рассылки, а также напоминания об участие.
-
Подтверждение участия. Примерно за день до мероприятия абитуриенту пишут или звонят с напоминанием и подтверждением участия. Это повышает доходимость.
-
Посещение мероприятия. На эту стадию попадают посетившие мероприятие.
-
Обратная связь. Всем, кто посетил мероприятие, направляются формы обратной связи, где можно оценить организацию и полезность мероприятия.
Далее мы перебрасываем человека в новую воронку, где после мероприятия он видит рекламу, получает персонализированную рассылку.
После того, как человек оставил свои контактные данные можно направить ему Welcome-цепочку из нескольких писем, где учебное заведение подробнее рассказывает о себе и своих программах на текущий год. Welcome-цепочка представляет собой одно или несколько писем, при помощи которой организация может выстроить отношения со своей аудиторией и повысить лояльности, доверие.
Что можно отправить в рассылке:
-
Заявка на поступление
-
Связь с менеджером
-
Приглашение в соцсети
-
Информация о дне открытых дверей
-
Информация о программе/программах обучения
С помощью рассылок учебное заведение организация может решить сразу несколько задач. Во-первых, в рассылках есть возможность рассказать более подробно о заведении и ответить на вопросы. На сайте не всегда есть полностью исчерпывающая информация, да и в личной рассылке можно рассказать об актуальных изменениях и новостях. Во-вторых, организация напоминает о себе и мотивирует больше взаимодействовать с ней, совершать какие-то действия.
Воронка приема
По исследованию Gartner выявлено, что на данный момент самым действенным способом донести свое сообщение является персонализация. То есть привычный подход через распространение листовок или выставки образования уже не так эффективен, как те же 10 лет назад. Сейчас необходимо уметь выстраивать коммуникацию с каждым отдельным человеком, а не с обобщенной группой людей. То есть делать персональные рассылки, рекламу, настроить сегментирование. В этом помогают CRM-системы.
CRM-системы играют важную роль в образовательном секторе, помогая учебным заведениям эффективно управлять информацией о студентах и выпускниках. Они позволяют централизовать данные, что облегчает процесс коммуникации и поддержания связи с учащимися. Это особенно важно для высших учебных заведений, где большое количество студентов и выпускников требует особого подхода к управлению данными.
CRM-системы также помогают учебным заведениям оптимизировать процесс приема новых студентов. Благодаря возможности управления воронкой регистрации, ни один потенциальный студент не остается без внимания. Это помогает учебному заведению привлечь больше талантливых студентов и повысить свои рейтинги.
Кроме того, CRM-системы предоставляют возможность оказывать поддержку новым и существующим студентам. Школы могут использовать эти системы для предоставления услуг академического консультирования и поддержки, что способствует успешному обучению учащихся.
Одной из ключевых особенностей CRM-систем является встроенная аналитика. Она позволяет профессионалам изучать различные типы коммуникаций и событий, которые приводят к наибольшему вкладу в течение года. Это помогает учебному заведению принимать информированные решения и улучшать свою работу.
Таким образом, использование CRM-систем в образовательном секторе имеет множество преимуществ. Они помогают учебным заведениям эффективно управлять информацией о студентах и выпускниках, оптимизировать процесс приема, оказывать поддержку учащимся и принимать информированные решения на основе данных.
