Электронный документооборот в Битрикс24. Часть 1
Содержание статьи:
Работа с электронными документами в Битрикс24
Работа с документами является неотъемлемой частью рабочего процесса любой организации и может требовать достаточно много ресурсов. А еще он должен быть системным, регламентированным. Без этого наступит хаос и вся работа может быть парализована в момент, когда приходит время привести документы в порядок.
Сейчас электронный документооборот это не просто тренд, но и необходимость. Появляется все больше требований к организациям, касающихся того, как и где должны обрабатываться документы, как они должны передаваться и т.д. А еще он помогает сохранить ваши силы для решения других задач, а не заполнения бумажек. И автоматизировать работу с документами можно при помощи Битрикс24.
Работу с какими документами можно автоматизировать:
-
Коммерческие предложения
-
Приложения к договорам
-
Протоколы
-
Накладные
-
Сертификаты
-
Удостоверения
-
Опросные листы
Групповая работа над документами
Электронный документооборот делает процесс работы с документами прозрачнее и доступнее. Можно предоставить доступ к просмотру или редактированию, сохранять историю изменений.
Внутри Битрикс24 можно организовать хранилище на основе таблиц или универсальных списков. Преимуществом электронного реестра документов является то, что каждый может быстро найти нужный документ через поиск.
К документам можно настраивать права доступа, работать совместно над ними в задачах и во время звонков. Все изменения автоматически сохраняются во время редактирования и после закрытия документа. История изменений в файле также остается в Битрикс24 и ее можно просмотреть. Можно работать с следующими форматами: docx, pptx, xls, ppt, pdf, txt, html, csv и т.д.
Ссылку на просмотр документа можно отправлять и тем, кого нет в Битрикс24.
Генерация документов
Есть типовые документы, которые очень часто необходимы. И можно сократить время на их создание при помощи шаблонов внутри Битрикс24. Можно создать шаблон любого нужного вам документа, настроить поля, в которые должна подтягиваться информация из CRM и затем просто генерировать новые документы, а не заполнять вручную.
Какие данные можно подставлять в шаблон документа:
- Номер документа
- Реквизиты
- Сумма
- Перечень товаров
Для документов можно настроить уникальный нумератор, приложения к договорам будут нумероваться автоматически. Также есть возможность подставить подпись и печать.
Согласование документов внутри Битрикс24
Процесс согласования документов может быть долгим и трудоемким, ведь в нем может принимать участие много человек, которые будут вносить свои правки и комментарии. В таком случае бывает сложно отслеживать движение документа, а также на какой именно стадии он находится.
Оцифровка документооборота позволит сделать процесс согласования слаженным и контролируемым. Таким образом вне зависимости от того, один документ на согласовании или несколько, вы всегда сможете отследить что именно с ним происходит на данный момент.
Как можно автоматизировать согласование:
-
Можно использовать задачи для каждого документа, который нужно согласовать. Для этого способа необходимо использовать режим Канбан и настроить стадии. В задачах указывается крайний срок и другие нужные параметры. Но данный способ не всегда удобно использовать на практике.
-
Использовать бизнес-процессы в Битрикс24. В этом случае нужно настроить нужные вам стадии и можно настроить права доступа. Бизнес-процессы удобны тем, что можно оцифровать движение документа, настроить такие действия как утверждение, отказ, запрос дополнительной информации или отправку на доработку.
Отправка документов из CRM
Также новый документ можно быстро отправить человеку вне Битрикс24. Сделать это можно двумя способами:
- Скопировать ссылку на документ. Человек, у которого будет эта ссылка сможет просмотреть документ и скачать его в PDF если есть такие права доступа.
- Отправить документ непосредственно через удобный канал коммуникации. Это может быть письмо на электронную почту, смс-сообщение или сообщение в мессенджере.
