Электронный документооборот в Битрикс24. Часть 2

Что можно сделать внутри Битрикс24:

• настроить согласование отсутствий

• настроить согласование переработок

• настроить делегирование бизнес-процессов

• автоматизировать онбординг

Для фиксации информации о кандидате в этом случае используется карточка контакта внутри CRM по типу анкеты. Карточку можно адаптировать под нужды HR-процесса именно в вашей организации, создав дополнительные поля. Их можно как заполнять вручную, так и обновлять автоматически. В карточку можно добавлять ссылки и файлы, таким образом собирая всю информацию о сотруднике в одном месте.

Если для найма используется посадочная страница, то там можно разместить не только форму заявки, но и чат для быстрой связи. Чат будет связан с Битрикс24 и вся история переписки также будет фиксироваться в карточке соискателя.

Получая персональные данные, организация должна соблюдать Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных». Отправляя заявку или оставляя сообщение в чате человек подтверждает, что он согласен на обработку своих данных.

 Как внутри Битрикс24 можно организовать работу с кадрами:

• создание посадочных страниц для найма

• автоматизировать поиск кандидатов и сбор заявок

• автоматизировать отбор кандидатов

• проводить собеседования

• принимать на работу

• хранить и обрабатывать информацию о соискателях

Согласование отсутствия сотрудника

Если нужно согласовать отпуск, то для этого уже есть готовый функционал, позволяющий заранее запланировать отсутствие, если нужно быстро согласовать отсутствие на несколько часов, то можно создать бизнес-процесс для согласования отгулов. Как это выглядит:

1. Сотрудник заполняет в Новостной ленте форму отсутствия, куда система автоматически подгружает информацию о сотруднике, а он должен указать причину отгула и время. Бывают ситуации, когда сотрудник не имеет возможности самостоятельно отправить заявление на отсутствие (в форс-мажоры бывает не успеваешь даже осознать происходящее, не то что сидеть и высчитывать минуты отсутствия). В таком случае помочь ему может другой сотрудник так как в форме согласования есть возможность отредактировать информацию об отсутствующем сотруднике.

2. Далее заявление приходит руководителю. Если сотрудник получает разрешение, то информация об его отсутствии появится в графике отсутствий в Битрикс24. Данный процесс можно использовать и для других случаев, когда подразумевается отсутствие, например, непосредственно на рабочем месте.

Для сотрудников такой метод фиксирования отсутствий полезен тем, что всегда можно узнать будет ли коллега на рабочем месте в нужное время.

Передача задания бизнес-процесса другому сотруднику (заместителю)

Также можно передать другому сотруднику права на работу с бизнес-процессом. Это удобно тогда, когда руководитель по какой-то причине отсутствует на рабочем месте.

Тогда процесс будет работать следующим образом:
1. Заносится информация о заместителях

2. При запуске бизнес-процесса проверяются графики сотрудников

3. В случае отсутствия ответственного в текущий момент процесс переходит к другому его заместителю.

Автоматизация онбординга

В Битрикс24 можно также организовать онбординг новых сотрудников, а автоматизация документооборота поможет в данном случае формировать автоматически отчеты о работе нового сотрудника, что довольно полезно во время испытательного срока. Таким образом не придется вручную собирать информацию и передавать ее руководителю или в кадровый отдел, система сама собирает информацию и в конце формирует единый файл.

Создание посадочной страницы для найма

Вакансии можно размещать как на специальных площадках, так и сделать самостоятельно посадочную страницу, ссылку на которую можно разместить в социальных сетях, отправить в сообщества по поиску сотрудников, разместив ее на сайте организации и т.д. 

Это самый простой способ без дополнительных интеграций и настроек получать отклики прямо в Битрикс24, так как можно настроить сбор данных о соискателе при помощи CRM-форм. В форму человек может занести информацию о себе, заполнить обязательные поля и прикрепить файлы, например свое резюме или кейс. Ну и дальше вся информация о соискателе будет зафиксирована в Битрикс24 внутри карточки, что упрощает кадровую работу.

Автоматизация поиска кандидатов и сбор заявок

Автоматизация процесса начинается с того момента, когда начинается поиск нового сотрудника. Руководитель соответствующего отдела заполняет в Живой ленте заявку, указывая отдел, должность, требования, краткое описание и заработную плату. После этого заявка направляется к директору на согласование. Далее директор может одобрить или отклонить заявку.

Можно настроить варианты отклонения заявки. Если руководитель отказывает в поиске нового сотрудника, то он может указать причину. Это делает процесс прозрачнее. Так после получения отказа можно узнать, что на данный момент нет бюджета на найм нового сотрудника или же пока нет возможности нанять еще одного сотрудника в штат. 

В случае согласования заявка направляется в отдел кадров. Там начинается поиск кандидатов через размещение вакансии. Человек может сам откликнуться, а может быть найден через свое резюме. В обоих случаях специалисты отдела кадров начинают обзвон потенциальных сотрудников и формируют список кандидатов.

Данный список заносится в Битрикс24 и затем с ним начинает работать руководитель отдела.

Проведение собеседования

Проведение первичного собеседования необходимо для того, чтобы лучше узнать кандидата, задать ему интересующие вопросы.

Здесь принимает участие руководитель отдела и отдел кадров. Карточка передвигается на стадию Первичное собеседование и попадает к руководителю отдела, который решает подходит кандидат, не подходит или же требуется повторное собеседование.

Если решено принять сотрудника на работу и ему не требуется повторное собеседование, то руководителю отдела ставится задача с ссылкой на задание процесса, где начальник указывает дату и время выхода на работу нового сотрудника.

Для вторичного собеседования есть соответствующая стадия. В проведении вторичного собеседования последовательность такая же как при первичном. 

Прием на работу

Далее новый сотрудник должен пройти обучение чтобы приступить к выполнению своих обязанностей. Это может быть как автоматизированный онбординг, так и куратор из числа сотрудников. Куратора назначает руководитель отдела сразу после приема на работу нового сотрудника. 

Это реализовано в карточке сделки. Там можно назначить куратора, добавить информацию о сотруднике. Далее новый куратор получит уведомление и задание в Живой ленте. Он должен ознакомиться с назначением и после этого начинается сбор документов.

Кандидат получает список необходимых документов по электронной почте. В основном это:

• паспорт;

• трудовая книжка;

• диплом об образовании;

• карточка пенсионного страхования;

• ИНН.

Сканы документов загружаются в Битрикс24. Загруженные файлы просматриваются юристом и если вопросов нет, то оформляется трудовой договор.

После того, как все документы собраны - сотрудник может приступать к работе. 

Выходя на работу каждый сотрудник должен ознакомиться с внутренними распорядками, регламентами, пройти инструктаж по технике безопасности. Человек получает задания в Живой ленте с необходимыми для ознакомления документами. После того, как сотрудник с ними ознакамливается, куратор проводит необходимые инструктажи.

Хранение информации о соискателях

По-старинке, приносят вам распечатанные резюме и они какое-то время продолжают лежать и ждать своего часа. Сейчас уже далеко не везде используются бумажные документы, но все-таки бывают. Перенос кадровой работ в Битрикс24 позволяет от начала и до конца всю документацию по соискателям и работникам хранить в системе в электронном виде. Такое хранение информации является преимуществом не только с точки зрения того, что все данные можно быстро найти и ничего не потеряется, но и с точки зрения того, что все эти документы уже можно задействовать в кадровом документообороте.