Где технологии служат людям: история цифровизации ПО УДП РФ

Профсоюзная организация при Управлении делами Президента Российской Федерации — это не формальная структура, а живая команда поддержки для сотен сотрудников. Её миссия — быть рядом в трудную минуту: помочь с оформлением материальной помощи, организовать награждение за заслуги, защитить права на рабочем месте, поддержать в бытовых или социальных вопросах и обеспечить честный диалог между коллективом и руководством.  

Но даже самая искренняя забота о людях не может компенсировать отсутствие системы. До недавнего времени работа профсоюза строилась на бумажных заявлениях, электронных письмах, устных просьбах и личных напоминаниях. Это создавало постоянный риск потери обращений, задержек в обработке и перегрузки сотрудников рутиной вместо реальной помощи.

Анализ и построение «цифрового скелета»

Первым шагом стал глубокий анализ текущих процессов: как устроены коммуникации, какие задачи решают сотрудники, где возникают «узкие места», и какие данные действительно важны. 

Это позволило не просто «загрузить» людей в систему, а выстроить рабочее пространство, в котором каждый участник видит только ту информацию и инструменты, которые ему нужны. Были созданы пять ролей пользователей — от рядового активиста до руководителя аппарата — и для каждой настроены строгие права доступа. Особенно важно было обеспечить конфиденциальность персональных данных: доступ к информации о членах профсоюза регламентирован и защищён.

Ключевым элементом стала карточка сотрудника с полем «Член / не член профсоюза». Простое, на первый взгляд, поле стало основой для всех последующих автоматизаций — от рассылок до учёта льгот и поощрений.

Единое окно для всех обращений

Раньше обращения приходили из десятков источников: звонки, письма, сообщения в мессенджерах, формы на сайте. Нередко одно и то же обращение дублировалось или терялось вовсе. Чтобы этого больше не происходило, мы объединили все каналы коммуникации в единый Контакт-центр.  

Теперь каждый звонок, письмо или сообщение автоматически создаёт карточку в CRM, привязывается к профилю сотрудника и получает статус обработки. Если ответа нет в течение заданного времени, система напоминает ответственному. Так исключается человеческий фактор, и гарантируется, что никто не останется без внимания.

Документооборот без бумаги и ошибок

Оформление документов — одна из самых рутинных и уязвимых зон. Раньше каждое заявление, благодарственное письмо или ходатайство о помощи приходилось заполнять вручную, что занимало время и повышало риск ошибок.  

Мы решили эту проблему, создав в системе шаблоны документов с автозаполнением. Теперь, например, при подаче заявки на вступление система сама подставляет ФИО, должность и подразделение из карточки сотрудника, а готовый документ можно сформировать и подписать в один клик.  

Особое внимание уделили учёту поощрений. Ранее данные о наградах часто терялись при ручных правках. Мы перестроили этот процесс: теперь каждая грамота, благодарность или медаль автоматически фиксируется в профиле человека и становится частью его цифровой истории в профсоюзе. Это не только упрощает работу, но и подчёркивает ценность каждого вклада.

Результат: время на людей, а не на бумаги

Сегодня профсоюзная организация работает в едином цифровом пространстве, где можно:

- провести видеосовещание с участием десятков человек;

- поставить задачу прямо из чата;

- отследить статус любого обращения;

- сформировать отчёт за минуту;

Сотрудники больше не тратят часы на поиск информации — всё, что нужно, всегда под рукой. А руководство принимает решения, опираясь не на догадки, а на реальные данные: сколько обращений поступило, сколько обработано, где возникают задержки.

Главный итог: технологии на службе человека

Цифровизация позволила вернуть фокус на главную ценность профсоюза — на человека. Теперь у активистов и сотрудников аппарата появилось время не на бумажки, а на живое общение, поддержку, решение реальных проблем. А каждый член профсоюза знает: его услышат, его поддержат, его вклад не останется незамеченным.

Этот проект показал: даже в условиях строгой конфиденциальности и без использования дорогих и сложных решений можно построить мощную, гибкую и по-настоящему человечную систему.  

Цифровизация — это не про технологии. Это про то, чтобы сделать добрые дела проще, быстрее и надёжнее.