Как профсоюз здравоохранения Тверской области автоматизировал работу с 12 000 членами - и стал эффективнее

Тверская областная организация Профсоюза работников здравоохранения РФ является одной из крупнейших в составе Федерации Тверских Профсоюзов. Она объединяет более 12 241 членов Профсоюза в 93 первичных организациях.

Основная задача организации — выражать, представлять и защищать социально-экономические интересы врачей, медицинских сестёр, научных сотрудников, преподавателей, студентов и учащихся, а также других профессиональных групп, работающих в учреждениях здравоохранения Тверской области.

Задачи

• Провести детальный разбор работы компании и создать эффективный план внедрения.

• Описать организационную структуру и определить соответствующие полномочия.

• Настроить систему с учетом особых требований.

• Провести обучение сотрудников и создать базу знаний.

Профсоюзный маркетинг

Профсоюзным организациям важно всесторонне работать с коммуникациями и поддерживать связь с членами профсоюза, оперативно реагируя на обращения. Для этого был настроен контакт-центр внутри Битрикс24, позволяющий в едином окне работать с различными каналами коммуникации: от социальных сетей и до телефонии.

Вся информация о взаимодействии с каждым членом профсоюза сохраняется и может быть проанализирована. Система помогает сотрудникам и членам профсоюза обмениваться информацией и улучшает координацию внутри организации.

Все поступающие запросы и этапы их обработки настроены таким образом, чтобы автоматически подготавливать данные в CRM для выполнения рабочих задач. Все входящие запросы попадают в отдельный раздел и распределяются между ответственными сотрудниками.

Чтобы повысить вовлеченность действующих членов профсоюза и укрепить их преданность, а также привлечь новых участников, мы предлагаем создать и внедрить систему агитации и информирования на основе платформы Битрикс24.

В современном мире каждая организация стремится привлечь внимание людей, и профсоюзы не являются исключением. Чтобы заинтересовать целевую аудиторию, необходимо использовать актуальные для нее стимулы.

Наша цель — разработать систему, которая позволит профсоюзным организациям эффективно продвигать свои инициативы, подобно тому, как это делают крупные коммерческие компании.

Мы разработали стратегию привлечения новых членов профсоюза, основанную на анализе данных о потенциальной и существующей аудитории. Имея такую базу и возможность её сегментировать, организация сможет отправлять персонализированные информационные сообщения, соответствующие интересам конкретных групп, вместо того чтобы массово рассылать предложения без учета индивидуальных предпочтений.

Платформа Битрикс24 предлагает следующие инструменты для коммуникации:

• электронные письма; SMS-сообщения;

• сообщения в мессенджерах; аудио- и инфозвонки.

Эти методы позволяют эффективно взаимодействовать с аудиторией и повысить вовлеченность в деятельность профсоюза.

Для эффективного проведения агитационной работы были разработаны специальные посадочные страницы. Кроме того, были созданы формы для сбора информации, которые включают согласие на обработку персональных данных. Это позволяет в дальнейшем информировать людей через рассылки или звонки в соответствии с требованиями Федерального закона № 152-ФЗ.

Для упорядочивания внутренней работы были созданы автоматизированные воронки. Благодаря этим настройкам ответственные сотрудники получают своевременные напоминания, что позволяет избежать задержек в процессе. Кроме того, эти воронки позволяют автоматически отправлять сообщения тем, кто подал заявку на вступление в профсоюз или зарегистрировался на мероприятие.

Система обработки документов и процедур в первичной профсоюзной организации

В рамках первичной профсоюзной организации была разработана система, призванная облегчить процесс работы с документами и процедурами. Она позволяет автоматизировать регистрацию результатов собраний, голосований и обращений, что значительно упрощает работу как для участников, так и для организаторов.

Подготовка повестки дня

Каждый вопрос, требующий рассмотрения на собрании или заседании выборного профсоюзного органа, включается в повестку дня в установленном порядке. Вопросы, обсуждаемые на собраниях или заседаниях, получают порядковые номера, которые впоследствии используются для оформления соответствующих решений.

Автоматизация процессов

Система работы с процедурами и документами первичной профсоюзной организации базируется на автоматизации процессов фиксации результатов собраний, голосований и обращений. Все действия участников и принятые решения регистрируются с помощью специализированной информационной системы, которая также осуществляет учёт и хранение данных в соответствующих реестрах.

Юридическая значимость протокола

Протокол заседания профкома или собрания (конференции) должен точно отражать все происходившие события, обеспечивая полноту и достоверность информации. Юридическая значимость протокола подтверждается наличием всех обязательных реквизитов и корректностью их оформления.

Заседание обычно ведет председатель профсоюза, а протокол подписывается председателем первичной профсоюзной организации или его заместителем.

Нумерация протоколов

Нумерация протоколов осуществляется в рамках одного календарного года. По результатам отчетно-выборных мероприятий составляются отдельные протоколы. Последним номером отмечается протокол отчётно-выборного собрания в первичной организации.

Основные и неосновные вопросы

При составлении протоколов не существует таких понятий, как «основной» или «не основной» вопрос. Эти термины используются лишь для внутреннего понимания объёма работы среди сотрудников профсоюза и активистов.

Каждый вопрос, который входит в компетенцию собрания или выборного органа и требует принятия решения, включается в повестку дня, обсуждается согласно установленной очередности и обладает равной значимостью в управлении организацией. Вопросам, рассматриваемым на собраниях или заседаниях, присваиваются порядковые номера, под которыми затем оформляются соответствующие постановления.

Внедрение системы для профсоюза работников здравоохранения Тверской области значительно улучшило работу организации. Вот что изменилось:

Работа с членами профсоюза стала намного удобнее. Теперь вся информация о 12 тысячах членов профсоюза собрана в одном месте, и сотрудники могут быстро находить нужные данные. Заявления на вступление, выход из профсоюза или получение материальной помощи теперь обрабатываются автоматически. Система сама напоминает ответственным лицам, если документы не прислали вовремя, и направляет заявителям уведомления о статусе их заявок.

Многие процессы были автоматизированы. Например, появились готовые шаблоны документов, которые можно использовать повторно, не заполняя их заново каждый раз. Когда кто-то подает заявку, система автоматически направляет её ответственному сотруднику и следит за выполнением всех этапов. Это помогает избежать ошибок и задержек.

Коммуникация с участниками профсоюза стала проще и эффективнее. Настроен единый контакт-центр, где можно общаться через телефон, соцсети или мессенджеры. Появилась возможность отправлять персонализированные сообщения — по электронной почте, SMS или в мессенджерах. Для привлечения новых членов созданы специальные страницы и формы, которые помогают информировать людей о деятельности профсоюза.

Сотрудники прошли обучение работе в новой системе. Им объяснили, как пользоваться всеми инструментами, и создали базу знаний, чтобы они могли быстро находить ответы на вопросы. Это помогло всему аппарату быстрее освоить новые процессы.

Работа с документами стала проще и надежнее. Протоколы собраний, повестки дня и результаты голосований теперь регистрируются автоматически. Все документы хранятся в электронном виде, легко доступны и имеют юридическую силу. Это исключает потерю важных бумаг и делает работу более прозрачной.

Благодаря внедрению системы, профсоюз стал работать эффективнее. Ошибок при оформлении документов стало меньше, а процессы ускорились. Взаимодействие с членами профсоюза улучшилось: теперь их запросы обрабатываются быстрее, а ответы становятся более точными. Также появилась возможность анализировать данные и принимать решения на основе фактов.

Организация стала более современной и готовой к развитию. Работа профсоюза стала более открытой и понятной для всех участников. Теперь профсоюз может лучше защищать интересы своих членов, привлекать новых участников и оперативно реагировать на запросы.