Организация профсоюзных мероприятий. Внедрение цифрового профсоюза в ППО "Московский паркинг"

О заказчике

К нам обратился Профсоюз Московский Паркинг, насчитывающий более 1100 членов профсоюза и представляющий права работников московского паркинга. Организация активно помогает членам профсоюза, организовывает мероприятия для работников и их семей и принимает участие в рабочей жизни. Поэтому нужна была система, которая позволит выстроить работу современно, удобно и эффективно.

Зачем было нужно внедрение

Рассмотрим то, как организация работала раньше. Это довольно распространенный порядок работы в профсоюзных организациях, привычный и знакомый, поэтому даже при существующих минусах, менять его не всегда хочется.

Документооборот был представлен в бумажном виде, не было единого способа фиксации документов и взаимодействий с людьми, что в профсоюзной работе играет не последнюю роль. Поэтому, когда появлялась необходимость найти информацию, приходилось поднимать все документы.

Также проблемой была коммуникация. В качестве основного канала взаимодействия выступал телефон. Когда речь идет о решении мелких задач, то постоянные звонки по телефону не самая продуктивная и удобная вещь. Тем более так информации легко забыться и потеряться. 

Для сбора информации для мероприятий использовались Google-формы и таблицы, что не очень хорошо с точки зрения последних изменений в законах. Для обеспечения безопасности и надежности персональных данных необходимо использовать сервисы, соответствующие требованиям и законодательству. А иностранные сервисы следует заменить на отечественные решения.

Внедрение цифрового профсоюза. Как это было

Перед тем, как приступить непосредственно к внедрению необходимо как можно более подробно изучить то, какие потребности есть у организации и как она работает сейчас.

На этапе брифования мы помогали с заполнением и разбором брифа.

После завершения базовых настроек мы импортировали уже существующую базу контактов в Битрикс24, чтобы не приходилось потом делать это сотруднику вручную или что-то искать в таблицах.

Для удобства настроили карточку контакта, где информацию разбили на три блока:

• О контакте. Кроме стандартной информации как ФИО, почта и телефон, также есть информация о должности и структурном подразделении.

• Информация о членстве. Здесь содержится основная информация о членстве.

• Личная информация. Сюда включена дополнительная информация о человеке и его семье, которая будет полезна в профсоюзной работе, организации мероприятий и формировании специальных предложений.

Для отслеживания активности настроены фильтры Пассив ППО и Актив ППО. С их помощью можно быстро сортировать контакты по последней активности. Например, если человек недавно участвовал в мероприятии, то его можно будет найти через фильтр Актив ППО, если же взаимодействия давно не было, то его контакт будет отфильтрован как Пассив ППО.

От начала и до конца мы поддерживали постоянную связь с заказчиком, проводили созвоны и обучение. После того как работы по внедрению были окончены, был проведен созвон с ответственной по проекту, где мы прошлись по сценариям работы на портале и зафиксировали, что нужно поправить.

Организация профсоюзных мероприятий

Ранее регистрация на мероприятия осуществлялась через Google-формы, мы заменили их на CRM формы Битрикс24. Преимущество в том, что, во-первых, хранение информации осуществляется на территории Российской Федерации, а Битрикс24 включен в список отечественного ПО, а во-вторых, с данной информацией уже можно работать, а не просто просматривать.

Каждая регистрация фиксируется в CRM, если человек уже является членом профсоюза, то информация добавляется в его карточку. Если он впервые с нами взаимодействует, то будет создана новая карточка с его контактными данными, которые он оставил при регистрации. Также у него будет пометка, что он не является членом профсоюза. Так как он добровольно предоставил свои данные и подтвердил согласие на рассылку в CRM-форме, в дальнейшем на сегмент не членов профсоюза также можно делать рассылки.

При регистрации на мероприятие человек заполняет в форме контактную информацию. После того как мероприятие пройдет человек может оставить обратную связь в отдельной форме: выбрав конкретное мероприятие из выпадающего списка, оценив его и оставив комментарий.

Оценка мероприятия нужна для того, чтобы организация могла на основе обратной связи понять, что интересует людей, что им можно предложить и что можно улучшить. В профсоюзной работе обратная связь важна, так как это хороший способ услышать членов профсоюза.

Все заявки на участие попадают в отдельное направление сделок “Мероприятия”, так что можно быстро просмотреть сколько человек зарегистрировалось и кто именно. Просмотреть информацию можно как по одному конкретному мероприятию, так и по всем проведенным.

Учет членов профсоюза

Для того чтобы стать ближе к профсоюзу не надо далеко ходить. Человеку достаточно заполнить форму "Заявка на вступление в члены профсоюза", а в Битрикс24 попадет информация о новой заявке на вступление. Так что человек теперь не зависит от
времени и места.  

В этом направлении настроены уведомления ответственным сотрудникам, чтобы заявки обрабатывались быстро и не терялись.

Также в карточке сделки на вступление и в контакте можно генерировать документы, куда данные будут подставляться из уже заполненных полей в карточке. Данную информацию предоставляет сам человек, когда заполняет CRM-форму. В шаблоны мы загрузили анкету, заявление на вступление в профсоюз и заявление на отчисление 1%.

Теперь профсоюзной организации не нужно разбирать рукописный текст, а тому, кто хочет стать членом профсоюза достаточно просто распечатать и подписать документы.

Прием обращений

Все обращения попадают в Битрикс24, где и происходит их обработка. Для этого мы подключили Вконтакте, Telegram, Viber и из формы "Книга вопросов и предложений". После того как человек отправляет сообщение, оно появляется не только в переписке на сайте или мессенджере, но и в Битрикс24. Таким образом отвечать на них можно прямо из Битрикс24, а историю коммуникации с человеком просмотреть в карточке, даже если он писал из разных мест.

Настроены уведомления, если в течение 5 дней никакой активности с обращением со стороны ответственного не происходит, то робот направляет ответственному уведомление с напоминанием.

Для учета выплат материальной помощи и выхода из профсоюза были созданы отдельные направления сделок. Работа в направлении “Выход из Профсоюза” строится следующим образом: после того, как сделка попадает в направление, сотрудник может сформировать заявление по шаблону, далее после подписания заявления в полях контакта фиксируется дата выхода и отмечается, что человек больше не является членом профсоюза (в чек-боксе “член профсоюза”  выбирается “нет”).

Результаты

Профсоюзная организация активно использует функционал Битрикс24 для организации мероприятий. На данный момент информация о мероприятиях публикуется в социальных сетях, где дается ссылка на CRM-форму Битрикс24, таким образом организация собирает заявки на мероприятия и фиксирует их внутри системы.