СОТА - сервис для уполномоченных по охране труда в ОППО АО "Черномортранснефть"

Управление проверками, планирование мероприятий и координация действий уполномоченных лиц часто превращается в сложную задачу. Нехватка времени, большое количество документов и необходимость следить за множеством деталей могут привести к ошибкам или недопониманию. Как эффективно организовать работу, чтобы соблюдать все нормы охраны труда и минимизировать риски?

История создания сервиса для уполномоченных по охране труда началась с идеи Натальи Юрьевны Петлеванной, Председателя ОППО АО "Черномортранснефть", которая задумала сервис для уполномоченных и эта идея легла в основу сервиса который является частью большой системы "СОТА - Система охраны труда автоматизированная".

Обсуждая концепцию, мы осознали, что эта инициатива не просто дополнит уже существующие инструменты, но и выведет их на принципиально новый уровень. Благодаря экспертному видению Натальи Юрьевны и её команды, нам удалось внедрить в сервис уникальные элементы, которые стали его главным отличием от аналогов на рынке охраны труда. Интеллектуальные роботы, система управления no-code, отдельное приложение для Битрикс24 и глубокая интеграция в рабочие процессы — всё это позволило создать продукт, который сегодня занимает особое место среди решений для охраны труда. Совместная работа привела к появлению по-настоящему уникального и ценностного продукта, который отвечает самым современным требованиям и потребностям организаций.

Разработка сервиса стала результатом длительной и кропотливой работы, в процессе которой прошли десятки встреч, обсуждений и итераций. Каждая деталь тщательно прорабатывалась с учетом обратной связи от экспертов и будущих пользователей. Мы многократно возвращались к прототипам, тестировали гипотезы и вносили правки, чтобы убедиться: сервис не только соответствует высоким стандартам, но и действительно решает реальные задачи.  

Зачем такая система нужна

Она позволяет сократить время, затрачиваемое на планирование проверок, и полностью автоматизирует рутинные процессы документирования. Благодаря встроенной системе напоминаний, все необходимые действия выполняются точно в срок, что исключает риск пропуска важных событий.

Система должна обеспечивать единый стандарт проведения проверок через автоматизированные чек-листы. Это гарантирует, что каждая проверка проводится одинаково качественно, независимо от того, кто её осуществляет. Такой подход помогает выявить слабые места в системе безопасности и своевременно их устранить.

Экономический эффект также очевиден. Система снижает административные затраты за счет автоматизации процессов и оптимизирует использование бюджетных средств через четкое планирование. Кроме того, она помогает предотвратить возможные штрафы за несвоевременное выполнение требований законодательства, что может существенно сэкономить средства компании.

Особенно важно, что система способствует повышению безопасности труда. Она обеспечивает регулярность проведения инструктажей и обучения персонала, оперативно фиксирует все происшествия и позволяет проводить их детальный анализ. Это дает возможность выявлять потенциальные риски заранее и принимать меры для их минимизации.

Отчетность становится значительно проще благодаря автоматическому формированию необходимых документов. Вся история проведенных мероприятий хранится в единой базе данных, что позволяет быстро находить нужную информацию при проверках или для анализа.

Таким образом, эта система становится надежным помощником для уполномоченных по охране труда, позволяя им сосредоточиться на действительно важных задачах вместо погружения в бесконечные бумажные процессы. Она помогает создать более безопасную рабочую среду и обеспечивает стабильное развитие системы охраны труда в организации.

Как все работает

Рассмотрим практический пример применения сервиса для уполномоченных по охране труда на предприятии. Председатель первичной профсоюзной организации использует инструменты автоматизации для координации деятельности уполномоченного по охране труда. Цель — обеспечение системного подхода к выполнению задач и повышение эффективности работы.

Планирование и контроль
Председатель формирует план проверок на неделю через информационную систему, доступную в Битрикс24. Интуитивно понятный интерфейс позволяет четко структурировать задачи и назначить ответственных за их выполнение. Каждая проверка сопровождается чек-листом, который минимизирует вероятность упущений и обеспечивает полноту анализа.

Пример распределения задач

• Вторник: 
  Задача: Проверка состояния дорожек у столовой. Учитывая сезонные особенности (зимний период), необходимо убедиться в отсутствии сосулек, гололеда и наличии противогололедных материалов. Чек-лист включает конкретные пункты для проверки, такие как состояние дорожек, качество посыпки и общие замечания.  
• Среда:
  Задача: Проверка столовой. В фокусе внимания — санитарное состояние помещения, наличие насекомых и качество предоставляемого питания. При выявлении нарушений они фиксируются через чат-бот, интегрированный в систему.  
• Четверг:
  Задача: Проверка раздевалки. Требуется убедиться в регулярности уборки, исправности шкафчиков и отсутствии факторов, ухудшающих условия труда.  
• Пятница:
  Задача: Проверка производства. Особое внимание уделяется уровню шума и соблюдению норм безопасности. Четкие инструкции в чек-листе позволяют провести анализ без необходимости дополнительной подготовки.  

По итогам каждой проверки составляется протокол, который направляется в систему через мобильное приложение. Далее данные анализируются и оценивается качество выполнения задач, после чего формируется рейтинг уполномоченных. Рейтинг выступает инструментом мотивации и поощрения, способствуя повышению ответственности за порученные обязанности.

В настоящее время разрабатывается модуль для автоматизации процесса устранения замечаний. После фиксации нарушений система формирует протокол замечаний, который направляется ответственным лицам. После устранения недостатков акт об их ликвидации может быть направлен обратно в систему, включая возможность устного подтверждения через голосового помощника.

Особое внимание уделяется созданию уникального голосового чат-бота, способного взаимодействовать с пользователем через телефон. Бот будет принимать информацию о результатах проверок в режиме реального времени, вести диалог с использованием искусственного интеллекта, заполнять протоколы и отправлять их на рассмотрение. Это позволит сделать процесс максимально удобным и доступным для всех категорий сотрудников, включая тех, кто не имеет доступа к современным гаджетам.

Таким образом, внедрение автоматизированных инструментов позволяет повысить эффективность работы профсоюзной организации, обеспечить прозрачность и системность в выполнении задач. Участники процесса видят результат своей деятельности, что способствует укреплению доверия к профсоюзу и улучшению условий труда на предприятии.

Как все начиналось

Разработка системы для уполномоченных по охране труда началась с детального исследования требований. Мы провели опросы среди специалистов, проанализировали существующие бизнес-процессы и изучили доступные решения на рынке. На основе собранной информации сформировали техническое задание. Это исследование показало необходимость создания единой цифровой платформы, которая бы позволила автоматизировать рутинные процессы и повысить эффективность работы служб охраны труда.

Первым этапом разработки стал минимально жизнеспособный продукт (MVP), включающий базовый календарь событий, штатное расписание сотрудников и простую систему напоминаний. Этот базовый функционал позволил начать тестирование системы в ограниченном масштабе - в нескольких подразделениях компании. В процессе тестирования выявляли недостатки и собирали предложения по улучшению. Основная цель была в том, чтобы создать удобный инструмент, который помогает специалистам не забывать о важных мероприятиях и своевременно выполнять все необходимые действия.

Далее последовало добавление важных модулей: управление инструктажами, документирование происшествий и базовая система формирования отчетности, а также создание полной версии системы, "Умный календарь" с автоматическими событиями, возможность гибкой настройки отчетности и важный блок управления бюджетом мероприятий по охране труда. Календарь автоматически синхронизируется со временем устройства пользователя, имеет цветовую маркировку событий, а при клике на дату открывается быстрый планировщик мероприятий. 

Чем сервис уникален

1. Календарь с Планировщиком

- Всегда будьте в курсе предстоящих мероприятий! Откройте календарь, выберите день и добавьте событие одним кликом.

- Создайте напоминания о проверках, обучении сотрудников или совещаниях.

- Просто и быстро назначьте ответственного за каждое мероприятие из заранее созданного списка.

Благодаря наглядному представлению всех запланированных мероприятий, вы никогда не забудете о важных датах. Все события автоматически отображаются в удобном формате, что помогает сохранять контроль над процессами.

2. Список ответственных

- Управляйте базой данных ваших коллег, участвующих в процессах охраны труда.

- Добавьте нового ответственного за пару кликов: ФИО, должность, контактная информация и дополнительные параметры (отдел или участок работы).

- Легко редактируйте или удаляйте записи при необходимости.

Четкое распределение обязанностей между сотрудниками снижает риск путаницы и обеспечивает более эффективную коммуникацию. Теперь вы всегда знаете, кто за что отвечает.     

3. Перечень сценариев проверок (Чек-листы)

- Создавайте стандартизированные чек-листы для любых видов проверок: технического состояния оборудования, соблюдения правил безопасности и многое другое.

- Добавляйте пункты проверки, назначайте ответственных за каждый пункт и добавляйте описание.

- Сохраняйте готовые чек-листы для повторного использования.

Стандартизация процессов проверок позволяет исключить человеческий фактор и повысить качество контроля. Вы можете быть уверены, что все необходимые аспекты будут учтены.

4. Чат-бот

Уникальный специально разработанный чат бот, подключенный к конструктору чек-листов, что позволяет управлять чат-ботом любому пользователю с использованием технологии no code.

Преимущества использования сервиса

1. Экономия времени  

Автоматизация рутинных процессов позволяет сосредоточиться на действительно важных задачах.

2. Повышение точности 

Стандартизованные чек-листы и четкое распределение обязанностей снижают вероятность ошибок.

3. Наглядность и доступность информации  

Все данные находятся в одном месте, что делает их легкодоступными для анализа и отчетности.

4. Гибкость 

Приложение адаптируется под специфику предприятия, позволяя создавать уникальные планы проверок и назначать ответственных в соответствии с вашими потребностями.

СОТА — это не просто инструмент для управления охраной труда, это личный ассистент, который поможет сделать работу безопаснее, эффективнее и проще. Будьте уверены, что все процессы находятся под строгим контролем, а ваши уполномоченные всегда будут знать свои обязанности.