Цифровой профсоюз и электронный документооборот в Московской областной организации профсоюза работников здравоохранения РФ

Современные инструменты позволили большему количеству организаций вступить в борьбу за внимание людей. И в этих условиях профсоюзная организация также должна уметь найти свой подход как к существующим членам профсоюза, так и к потенциальным.

Особой задачей становится донесение ценности профсоюзного членства в настоящее время. Но для формирования ценности нужно в первую очередь уделить внимание внутренней работе. Восприятие профсоюзной организации зависит не только от ее деятельности и того, как она освещается, но и от того, как организация выстраивает коммуникацию с целевой аудиторией, насколько быстро и эффективно справляется с поставленными задачами.

Внедрение цифровых инструментов позволяет оптимизировать внутреннюю работу организации, улучшить сервис и навести порядок в коммуникациях. Увеличивается скорость обработки обращений, документов

Московская областная организация профсоюза работников здравоохранения РФ обратилась к нам чтобы оцифровать внутренние процессы организации и выстроить систему электронного документооборота, решающую множество проблем со скоростью обработки и контролем передвижения документов среди ответственных.

Цель:

Необходимо создать онлайн-среду для совместной работы. Приоритетом является разработка системы документооборота, чтобы люди внутри этого рабочего пространства могли совершать все необходимые действия над документами.

Задачи:

• создание единой рабочей среды для сотрудников, которая позволит увеличить эффективность работы;

• автоматизировать повторяющиеся задачи, снять нагрузку с сотрудников;

• разработать систему электронного документооборота внутри Битрикс24;

• создать пространство для хранения информации организации.

Удобно для каждого

Внедрение должно существовать не отдельно от самой организации и ее сотрудников, ведь тогда какой смысл? И в начале внедрения, и в процессе мы тесно взаимодействовали с теми, кто будет работать на портале и в особенности с документами. Проводились созвоны и на основе полученной информации мы вносили корректировки.

Основные настройки

Для внедрения была выбрана коробочная версия Битрикс24 так как она позволяет произвести более глубокие настройки. Мы разработали пакеты внедрения специально для профсоюзных организаций с учетом их специфики работы и потребностей. В данном случае был выбран пакет ПРОФ+, который рассчитан на организации среднего размера. 

Перед тем как пригласить сотрудников на портал мы осуществили базовые настройки, а после приглашения настроили структуру организации и права доступа.

Работа с обращениями

Так как организация активно взаимодействует с другими людьми необходима удобная площадка для работы со всеми коммуникациями. С каждым годом появляется все больше инструментов взаимодействия: сайты, социальные сети, мессенджеры.

Мы настроили карточки обращений и контактов на основе того, какая информация нужна сотрудникам. Далее по полям можно включать фильтрацию и быстрее находить нужные данные.

Все обращения из подключенных источников попадают в единую систему и уже оттуда ответственные сотрудники смогут их обрабатывать.

Единый центр коммуникаций дает возможность сократить время обработки обращений. То есть новые сообщения будут попадать непосредственно в Битрикс24. 

Были подключены Вконтакте и Telegram, где люди чаще всего оставляют обращения. Когда человек пишет сообщения там, сотрудник сразу же получит их в Битрикс24 откуда сможет и ответить. К сайту мы подключили CRM-форму, которая работает по тому же принципу.

Роли

Первое с чего мы начинаем - определяем роли участвующих тех, кто участвует в процессе. В данном случае это:

• Делопроизводитель. Обладает самыми высокими правами доступа, может запускать процессы и смотреть на каком этапе находятся процессы.

• Председатель. Имеет доступ ко всем процессам и документам вне зависимости от их стадии. Может просматривать, скачивать или удалять документы.

• Заместитель председателя. Может работать со своими процессами, просматривать и скачивать, а также удалять документы из своих процессов.

• Начальник отдела. Может только просматривать свои процессы.

• Сотрудник отдела. Может только просматривать свои процессы.

Была создана четкая иерархия, согласно которой распределялись права доступа и таким образом обеспечили безопасность данных. На каждом этапе работы с документом есть свой ответственный и регламенты доступных действий. Согласно стадиям для заполнения доступны поля, которые заполняет Ответственный. Некоторые поля являются обязательными для заполнения и таким образом если какие-то поля будут пустыми, документ нельзя будет отправить на следующую стадию.

Регламентирование процесса документооборота нужно для ускорения обработки документов.

У входящих и исходящих документов есть разница в полях карточки. Во входящих документах это:

• Дата поступления

• Название документа

• Источник документа

• Дата документа

• Номер документа

• Описание документа

• Контрагент

• Файл документа

• Роль руководителя

• Руководитель

А для исходящих:

• Название документа

• Исходящий номер

• Дата исходящего документа

• Описание документа

• Получатель (компания)

• Получатель (контакт)

• Тип отправки

Процесс обработки документа запускается из Новостной ленты и продвижение документа по стадиям начинается с момента, когда делопроизводитель заполняет карточку документа и выбирает Ответственного. Далее уже Ответственный начинает работать с документом. Ответственным может быть председатель, заместитель председателя или начальник отдела.

• Если документ отправляется к председателю, то он ознакамливается с ним и назначает следующего ответственного - заместителя председателя или начальника отдела.

• Если документ отправляется к заместителю председателя, то он также ознакамливается с ним и назначает ответственного сотрудника, а также указывает нужен ли в наблюдателях председатель.

• Если документ отправляется к начальнику отдела, то он может выбрать в качестве ответственного себя или сотрудника отдела.

Далее с документом начинает работать начальник отдела или исполнитель. Мы предусмотрели ситуацию, когда предоставленных данных недостаточно для работы и необходимо получить дополнительную информацию. Тогда сотрудник может сделать дополнительный запрос, который будет идти по схеме исходящего документа.

После завершения необходимых операций документ направляется к руководителю исполнителя, который должен ознакомиться с ним. Далее документ направляется к заместителю председателя, который уже может выбрать отправить ли документ председателю или делопроизводителю. Есть также возможность отправить документ на доработку.