Внедрение 1С для учета членов профсоюза

К нам обратился профсоюз, активно использующий онлайн инструменты для проведения своих работ. Но один из разделов имел недостатки — это учёт членов профсоюза. Изначально он проводился традиционным способом с использованием бумажных средств, но после внедрения у себя онлайн технологий профсоюзу потребовалось перевести все работы на платформу 1С.

На что способен модуль:

1) Разграничивать права доступа пользователей в соответствии с их полномочиями

2) Удалённый ввод информации, используя Интранет и Интернет

3) Сверка количества членов ППО с данными статистики в системе заказчика

4) Контролирование уникальности учётных записей членов профсоюза по количеству полей в общем

5) Хранение информации по производственной и профсоюзной деятельности

6) Изменение ФИО члена профсоюза

7) Внесение дополнительных реквизитов в систему

8) Ведение электронных списков для индивидуальных электронных карт для повышения лояльности

Какие работы были проведены для внедрения этого модуля

Создание рабочего стола

Был организован рабочий стол. В нём находятся списки профсоюзных организаций, куда пользователь имеет доступ, а также архив с электронными учётными карточками членов профсоюза, перешедших на другое место работы.

1. «Регистрационный номер», отражающая уникальный единый профсоюзный регистрационный номер всех зарегистрированных профсоюзных организаций, 

2. «Сведения организации» с вводом и редактированием информации о типе и территориальной принадлежности и подчинённости организации, 

3. «Контакты» с вводом и хранением контактной информации, 

4. «Статистика» со статистической отчётностью, 

5. «Копии документов» с хранением электронных копий документов, 

6. «Колдоговоры» с основной информацией о коллективных договорах,

7. «Подчинённые» со всеми первичными профорганизациями.

Справочник и электронные учётные карточки

Был создан справочник «Члены профсоюза». Благодаря ему доступ к списку членов Профсоюза, которые находятся на персональном профсоюзном учёте, происходит из карточки профорганизации. Ведение списка членов стало осуществляться на постоянной основе, карточки снятых с учёта стали отправляться в архив. Были созданы соответствующие папки для ведения членов профсоюза по подразделениям. После создания справочника, мы приступили к электронным учётным карточкам членов профсоюза. В них стали доступны поля «Код» и «№ электронного профбилета» - они заполняются автоматически при сохранении ФИО и персонификации электронной пластиковой карты. 

Также стало доступно поле со статусом электронного профсоюзного билета (Выдан, утрачен, в заявке, передан в печать, отправлен в ППО, отсутствует). Был получен доступ к полям Фамилия Имя и Отчество члена Профсоюза, и Профорганизация. В электронной учётной карточке были осуществлены 8 информационных закладок. «Общие» с датой рождения члена профсоюза, полом, отношением к работе, специальностью и профессией, а также с произвольным комментарием; «Профбилет» с номером существующего профсоюзного билета на бумаге, датой вступления и автоматическим заполнением; «Образование» с информацией об образовании члена профсоюза; «Награды» с профсоюзными наградами члена; «Контактные данные» с контактами, по которым можно связаться с членом профсоюза; «Место работы» с достоверной информацией о месте работы члена профсоюза; «Профсоюзный учёт» с доступными метками о снятии и постановке на учёт; «Дети» со всей необходимой информацией о детях члена профсоюза.

---

Обучение по электронному учету членов профсоюза

Мы показали что необходимо делать всегда после заполнения всех полей, чтобы в дальнейшем при работе в системе не было вопросов и сложностей. Нужно распечатать учётную карточку члена и памятку об использовании электронного профсоюзного билета. После членом профсоюза ставятся две подписи об участии в программе лояльности и обработке персональных данных. Отметим, что учётные карточки членов с подписями об участии в программе лояльности не являются заменой утверждённой учётной карточки. 
Также мы показали, как формировать заявки на изготовление электронных профсоюзных билетов. При постановке на учёт карточка сначала ищется в архиве и возвращается обратно. Если же она не найдена, то создаётся новая карточка в которой заполняются все нужные поля, а так же ищутся и исключаются двойники. 
При снятии с учёта создаётся запись об этом действии, а карточка члена профсоюза отправляется в архив. 







 
При ведении списка членов профсоюза по подразделениям создаётся одноимённая папка, куда отправляются все соответствующие карточки. 
Даны пояснения по формированию заявок на изготовление электронных профсоюзных билетов. Электронный профсоюзный билет является именной пластиковой карточкой, его создание занимает несколько этапов: открывается карточка первичной профорганизации, затем в «членах профсоюза» выбирается и создаётся заявка ЭПБ. Заявка заполняется как автоматически, так и в ручном режиме. 
При ручном заполнении в разделе фамилия заполняется фамилия, а в имени и отчестве — инициалы заглавными буквами. Отметим, что все ошибки при заполнении можно исправить, сама система может их выявить и привести всё в порядок

Проверка общего числа выданных билетов

Чтобы проверить общее количество выданных билетов выбирается закладка «Члены профсоюза», затем выбираются «все действия», в которых уже в свою очередь выбираются «настройки списков». Открывается таблица, где выбирается поле «Статус ЭПБ», затем выбирается «Равно» и «Выдан». В появившемся списке выбираются «Все действия» и «Вывести список». Затем в окне выбирается «Табличный документ». Эту информацию можно сохранить и распечатать.

Работа с командами в справочниках и документах

Какие команды доступны при работе со справочниками и документами: «создать»-позволяет создать новый элемент, 

«создать группу» - создаёт группу для группировки элементов, 

«скопировать» - создаёт новый элемент путём копирования, 

«изменить» - открывает форму для изменения, 

«пометить на удаление» - помечает элемент для удаления, 

«найти» - даёт возможность искать нужный элемент, «отменить поиск» - отменяет поисковую команду.

В табличных документах стали доступны: выбор элемента через одинарный щелчок левой кнопкой мыши, выбор элемента как подбор через двойной щелчок левой кнопкой мыши, щелчок правой кнопкой мыши выводит команды «создать», «скопировать», «изменить», «пометить на удаление», «режимы просмотра».





Отметим, что списки доступны в разных формах, например иерархический список с учётом иерархии, обычный список без иерархии, дерево с отображением разных уровней подчинения. 
Также стала доступна сортировка списков по определённой колонке. Была дана информация по заполнению классификаторов и справочников системы. Они содержат условно-постоянную информацию и доступны для просмотра. Для изменения необходимо обратиться в департамент организационной и кадровой работы Аппарата.

Настройка программы с единым реестром организаций

Была проведена обширная консультация по подключению, настройке и администрированию единого реестра организаций. Для настройки необходим компьютер с выходом в интернет и установленной программой Тонкий клиент «1С-предприятие 8.2». Данная программа позволяет интерактивно взаимодействовать между клиентом и системой 1С-предприятие 8. Нашими программистами она была установлена, а также проведена её детальная настройка.

Результат

В результате профсоюз решил проблемы учёта своих членов благодаря нашей помощи и своему стремлению к развитию. Были внедрены все необходимые программные инструменты, а цифровая оптимизация привела работу профсоюза в современный вид. Учётные карточки получили реализацию их на пластиковых картах, упало количество заявок на их перевыпуск, количество используемой бумаги многократно снизилось за счёт перевода учёта в цифровой формат, а заявители получили возможность обращаться через онлайн формы без личного присутствия в кабинете. Таким образом учётная работа профсоюза стала ещё более ориентированной на потребности его членов.