Внедрение Битрикс24 ЛТППО ОППО ПАО «Татнефть». Материальная помощь, премии и награды, мероприятия

Лениногорская территориальная первичная профсоюзная организация ОППО ПАО "Татнефть" насчитывает более 3000 членов профсоюза и 28 первичных организаций. Организация действует на территории Лениногорского района и города Лениногорска.

Цель 

Нашей команде необходимо было оцифровать работу профсоюзной организации и сделать информативный и современный сайт. У организации уже была своя база контактов членов профсоюза, с которой необходимо работать. 

Настройка карточки контакта

Сначала были настроены поля в карточке контакта, которая была адаптирована под Карточку Члена Профсоюза. В ней содержится основная информация о контакте, месте работы и полномочиях по охране труда. Профсоюзу важно знать, кто уполномочен, а также когда проходила последняя аттестация, которую нужно проходить повторно раз в 5 лет. 

В блоке "Личные данные" указаны дата рождения, адрес, пол, состояние в браке. Эти данные могут использоваться для сегментации или настройки бизнес-процессов. 

Блок "Паспортные данные" содержит паспортные данные для генерации заявлений. И в блоке "Информация о членстве" указано, является ли человек членом профсоюза, дата вступления, номер профбилета и скан профбилета. 

В том же блоке находится счетчик мероприятий, который показывает количество мероприятий, которые человек посетил. Это поможет создать рейтинг самых активных членов профсоюза. 

В блоке "Информация о членстве" указана дата последней выдачи материальной помощи, так как она выдается не чаще одного раза в год.

Настроено 4 списка, которые отображаются в карточке контакта:

1. Участие в мероприятиях — здесь хранится информация о мероприятиях, дате проведения.

2. Материальная помощь — здесь указывается сумма и дата выдачи материальной помощи.

3. Реестр премирования и наград — здесь хранится информация о размере премии, грамоте или подарке, который получил член профсоюза.

4. Реестр обучения — здесь фиксируется дата и тема обучения.

Были настроены CRM-формы для быстрого получения и обработки информации:

1. "Обращения" — используется для коммуникации профсоюза с членами профсоюза. Форма уже размещена на сайте и в виджете. При создании обращения создается лид, а пользователю отправляется уведомление.

2. "Запись на обучение" — позволяет записаться на обучение. После заполнения формы создается сделка в воронке "Обучение", пользователю отправляется уведомление. После успешного завершения обучения создается запись в реестре.

3. "Материальная помощь" — позволяет подать заявление на материальную помощь. Форма позволяет указать все необходимые данные для генерации заявления, включая причину. Сумма материальной помощи указывается сотрудником профсоюза после утверждения. После заполнения формы создается сделка в воронке "Материальная помощь", пользователю отправляется уведомление. Там есть возможность сформировать документ по шаблону, который мы создали. После успешного завершения выдачи материальной помощи создается запись в реестре, у контакта обновляется дата последней выдачи материальной помощи.

4. "Мероприятия" — многостраничная форма, которая позволяет записаться на мероприятие и заполнить данные. Если данные заполнены и стоит галочка "отправить по почте" — то автоматически формируется письмо и отправляется человеку по указанной почте.

Работа с мероприятиями

Для организации мероприятий был настроен смарт-процесс. В смарт-процессе есть три раздела:

- мероприятия: карточки мероприятий, где можно поглядеть какие мероприятия проводились и когда, отфильтровать по типу мероприятия, по времени проведения.

- регистрация участников: доступна фильтрация по типу мероприятия, по мероприятию, по времени проведения.

- обратная связь: после того, как человек заполнил форму, можно увидеть ответы в отдельном разделе с привязкой к конкретному мероприятию. Можно настроить автоматизацию, что если оценка 3 и ниже, то сразу будет приходить уведомление ответственному или ставиться задача на разбор ситуации.

- предложения по мероприятиям: сюда попадают сообщения с формы с сайта профорганизации.

Работа с мероприятиями была организована при помощи смарт-процессов. Настроены 3 стадии: Новое мероприятие, Регистрация участников и Обратная связь

В мероприятиях создается карточка для планируемого мероприятия в которой указываются:

• Название мероприятия

• Тип мероприятия

• Место проведения

• Дата

Также, если мероприятие проводится в несколько дней, то можно указать начало и конец.

В карточке есть технические поля куда, например, записываются регистрации. В форме используется ID и когда человек заполняет форму, то регистрация привязывается к конкретному мероприятию. 

Стадии можно сменить как вручную, так и при необходимости настроить автоматику. Для того, чтобы отсортировать пришедших и не пришедших можно использовать триггер с qr-кодом. Этот код будет выслан участникам и его необходимо предъявить на входе. После считывания в системе будет зафиксировано, что владелец кода посетил мероприятие. После этого с тех, кто пришел, можно собрать обратную связь.

Человек заполняет форму и ему приходит уведомление, а карточка переходит на стадию Ожидание мероприятия. За день до мероприятия человек получает уведомление в WhatsApp и на почту.

Также в WhatsApp можно направить и форму обратной связи. В карточке внутри Битрикс24 есть поле Уведомление. При любой отправке сообщения меняется значение и мы можем увидеть получил ли человек сообщение в WhatsApp или нет.

Также у организации был запрос на возможность отфильтровать людей по участию в мероприятиях, ибо ведется рейтинг и чем больше член профсоюза проявлял активности, тем выше его место в рейтинге. Так что мы настроили фильтрацию по мероприятиям. Всю информацию можно выгрузить файлом, настроив вывод любых нужных полей. 

Когда пользователю направляется форма для отзыва, то он может оставить свое мнение о прошедшем мероприятии. В форме 3 вопроса:

1. Оцените по пятибалльной шкале общую организацию мероприятия (список)

2. Чего, на ваш взгляд, не хватило во время проведения мероприятия? (развернутый ответ)

3. Ваши пожелания по организации мероприятия (развернутый ответ)

Еще на сайте была создана форма Предложить идею мероприятия. После того, как форма заполнена, в Битрикс24 создается элемент в смарт-процессе.

Премии и награды

Процесс, аналогичный выплате материальной помощи, но со своими особенностями. Например, в этом случае указывается вид награды, премия это или нет. В карточке отражено ежеквартальная это выплата, или за участие в мероприятии и за награду.

Есть возможность генерировать документы через шаблоны. Статичные поля должны совпадать со значениями, добавленными в файл скрипта для загрузки, в ином случае поле будет пустое.

Кроме того, были подключены следующие каналы:

1. Telegram,

2. Вконтакте,

3. Виджет на сайте,

4. Форма для обратной связи,

5. Доменная почта.