Закажи бесплатную
консультацию нашего специалиста
Нажимая кнопку «Отправить», я даю своё согласие на обработку моих персональных данных

Клиент

ЛТППО ОППО ПАО «Татнефть», https://ltppo.ru/

Выполненные работы

Внедрение Цифрового профсоюза



Лениногорская территориальная первичная профсоюзная организация ОППО ПАО "Татнефть" насчитывает более 3000 членов профсоюза и 28 первичных организаций. Организация действует на территории Лениногорского района и города Лениногорска.

Цель 

Нашей команде необходимо было оцифровать работу профсоюзной организации и сделать информативный и современный сайт. У организации уже была своя база контактов членов профсоюза, с которой необходимо работать. 

Задачи

Для организации учета членов профсоюза, выдачи наград и премий, учета выдачи материальной помощи, генерации документов и организации мероприятий была выбрана лицензия “1С-Битрикс24: Интернет-магазин + CRM”. Эта лицензия позволяет настроить и систему для работы, и профсоюзный сайт.


  • Для реализации функционала сайта был использован шаблон сайта, который был адаптирован под нужды организации,

  • Настроен функционал CRM для управления информацией о членах профсоюза,

  • Настроен функционал генерации документов для создания документов,

  • Настроен функционал организации мероприятий.

Таким образом, была создана комплексная система, которая позволяет вести учет членов профсоюза, а также выданных им наград и премий; организовать процесс обучения, проведения мероприятий и выдачи материальной помощи; генерировать документы по шаблонам; вести разностороннюю коммуникацию. 

Настройка карточки контакта

Сначала были настроены поля в карточке контакта, которая была адаптирована под Карточку Члена Профсоюза. В ней содержится основная информация о контакте, месте работы и полномочиях по охране труда. Профсоюзу важно знать, кто уполномочен, а также когда проходила последняя аттестация, которую нужно проходить повторно раз в 5 лет. 

Untitled-1.jpg

В блоке "Личные данные" указаны дата рождения, адрес, пол, состояние в браке. Эти данные могут использоваться для сегментации или настройки бизнес-процессов. 

Блок "Паспортные данные" содержит паспортные данные для генерации заявлений. И в блоке "Информация о членстве" указано, является ли человек членом профсоюза, дата вступления, номер профбилета и скан профбилета. 

В том же блоке находится счетчик мероприятий, который показывает количество мероприятий, которые человек посетил. Это поможет создать рейтинг самых активных членов профсоюза. 

В блоке "Информация о членстве" указана дата последней выдачи материальной помощи, так как она выдается не чаще одного раза в год.

Настроено 4 списка, которые отображаются в карточке контакта:

1. Участие в мероприятиях — здесь хранится информация о мероприятиях, дате проведения.

2. Материальная помощь — здесь указывается сумма и дата выдачи материальной помощи.

3. Реестр премирования и наград — здесь хранится информация о размере премии, грамоте или подарке, который получил член профсоюза.

4. Реестр обучения — здесь фиксируется дата и тема обучения.


Были настроены CRM-формы для быстрого получения и обработки информации:


1. "Обращения" — используется для коммуникации профсоюза с членами профсоюза. Форма уже размещена на сайте и в виджете. При создании обращения создается лид, а пользователю отправляется уведомление.

2. "Запись на обучение" — позволяет записаться на обучение. После заполнения формы создается сделка в воронке "Обучение", пользователю отправляется уведомление. После успешного завершения обучения создается запись в реестре.

3. "Материальная помощь" — позволяет подать заявление на материальную помощь. Форма позволяет указать все необходимые данные для генерации заявления, включая причину. Сумма материальной помощи указывается сотрудником профсоюза после утверждения. После заполнения формы создается сделка в воронке "Материальная помощь", пользователю отправляется уведомление. Там есть возможность сформировать документ по шаблону, который мы создали. После успешного завершения выдачи материальной помощи создается запись в реестре, у контакта обновляется дата последней выдачи материальной помощи.

4. "Мероприятия" — многостраничная форма, которая позволяет записаться на мероприятие и заполнить данные. Если данные заполнены и стоит галочка "отправить по почте" — то автоматически формируется письмо и отправляется человеку по указанной почте.



Untitled-2.jpg

Работа с мероприятиями

Для организации мероприятий был настроен смарт-процесс. В смарт-процессе есть три раздела:

- мероприятия: карточки мероприятий, где можно поглядеть какие мероприятия проводились и когда, отфильтровать по типу мероприятия, по времени проведения.

- регистрация участников: доступна фильтрация по типу мероприятия, по мероприятию, по времени проведения.

- обратная связь: после того, как человек заполнил форму, можно увидеть ответы в отдельном разделе с привязкой к конкретному мероприятию. Можно настроить автоматизацию, что если оценка 3 и ниже, то сразу будет приходить уведомление ответственному или ставиться задача на разбор ситуации.

- предложения по мероприятиям: сюда попадают сообщения с формы с сайта профорганизации.

Работа с мероприятиями была организована при помощи смарт-процессов. Настроены 3 стадии: Новое мероприятие, Регистрация участников и Обратная связь

В мероприятиях создается карточка для планируемого мероприятия в которой указываются:

  • Название мероприятия

  • Тип мероприятия

  • Место проведения

  • Дата


Также, если мероприятие проводится в несколько дней, то можно указать начало и конец.

В карточке есть технические поля куда, например, записываются регистрации. В форме используется ID и когда человек заполняет форму, то регистрация привязывается к конкретному мероприятию. 

Стадии можно сменить как вручную, так и при необходимости настроить автоматику. Для того, чтобы отсортировать пришедших и не пришедших можно использовать триггер с qr-кодом. Этот код будет выслан участникам и его необходимо предъявить на входе. После считывания в системе будет зафиксировано, что владелец кода посетил мероприятие. После этого с тех, кто пришел, можно собрать обратную связь.

Untitled-3.jpg

Человек заполняет форму и ему приходит уведомление, а карточка переходит на стадию Ожидание мероприятия. За день до мероприятия человек получает уведомление в WhatsApp и на почту.


Также в WhatsApp можно направить и форму обратной связи. В карточке внутри Битрикс24 есть поле Уведомление. При любой отправке сообщения меняется значение и мы можем увидеть получил ли человек сообщение в WhatsApp или нет.


Также у организации был запрос на возможность отфильтровать людей по участию в мероприятиях, ибо ведется рейтинг и чем больше член профсоюза проявлял активности, тем выше его место в рейтинге. Так что мы настроили фильтрацию по мероприятиям. Всю информацию можно выгрузить файлом, настроив вывод любых нужных полей. 


Когда пользователю направляется форма для отзыва, то он может оставить свое мнение о прошедшем мероприятии. В форме 3 вопроса:

  1. Оцените по пятибалльной шкале общую организацию мероприятия (список)

  2. Чего, на ваш взгляд, не хватило во время проведения мероприятия? (развернутый ответ)

  3. Ваши пожелания по организации мероприятия (развернутый ответ)


Еще на сайте была создана форма Предложить идею мероприятия. После того, как форма заполнена, в Битрикс24 создается элемент в смарт-процессе.



Материальная помощь


Для организации была настроена автоматизация работы с материальной помощью. В отдельном смарт-процессе настроено пространство для работы именно с выплатами. 

Все организовано через карточки, где фиксируется основная информация. Можно увидеть кому и сколько было выплачено, когда производилась выплата, в каком подразделении работает человек.

Важно, что настроена фильтрация, благодаря которой можно узнать сколько было выплачено одному человеку, сколько было выплачено в подразделении и в целом за определенный период и за все время. Также можно отфильтровать по сумме, кому определенная сумма выдавалась, кому в каком-то диапазоне, или например больше какой-то суммы

Нужные данные можно выгрузить в виде файла. Это тоже один из важных пунктов, который нам нужно было учесть, так как в организации ведется строгая отчетность.

Карточки с выплатами можно настроить или вручную, или автоматически. Для этого нужно сформировать CSV-файл с информацией, размещенной в определенном порядке. Была создана страница на сервере клиента, куда можно загрузить файл. Далее мы находим нужный контакт и подтягиваем информацию о выплате. Если нужно добавить, что контакт мы ищем по проф билету (уникальному полю), если контакта нет, то он не создаться. Также карточки можно добавлять и вручную прямо в Битрикс24.  Скрипт работает следующим образом, по номеру проф билета отыскивает контакт, если нашел, то создает элемент смарт-процесса и туда подтягивает контакт, из файла добавляет дату и сумму выплаты.

Untitled-5.png


Премии и награды

Процесс, аналогичный выплате материальной помощи, но со своими особенностями. Например, в этом случае указывается вид награды, премия это или нет. В карточке отражено ежеквартальная это выплата, или за участие в мероприятии и за награду.

Есть возможность генерировать документы через шаблоны. Статичные поля должны совпадать со значениями, добавленными в файл скрипта для загрузки, в ином случае поле будет пустое.

Кроме того, были подключены следующие каналы:

1. Telegram,

2. Вконтакте,

3. Виджет на сайте,

4. Форма для обратной связи,

5. Доменная почта.




Итоги

У профсоюзной организации теперь есть инструменты для работы с членами профсоюза. Инструменты позволяют организовать учет и работу с мероприятиями, обучением, проведением опросов, учетом выплат, наград и премирований. Ранее одной из сложностей было отслеживание того, какие награды и премии были выданы, а также информация о выдаче материальной помощи, когда она была выдана и в каком размере.


Теперь все коммуникации находятся в одном месте, что упрощает работу сотрудников. Сайт, созданный в рамках проекта, связан с Битрикс24, что позволяет использовать все функции системы для работы с членами профсоюза.

Благодаря прозрачности работы между сотрудниками, всегда видно предыдущую коммуникацию и можно подхватить работу, если коллега заболела или уехала в командировку.





« Возврат в ленту блога

Есть вопросы? Мы готовы вам помочь!

Свяжитесь с нами

Офис продаж и обслуживания:

  • 117105, Москва, Варшавское ш., д.14, стр.1, оф.15
  • +7 (499) 577-02-52
  • info@domovoy.pro

Представительство по ЦФО в г. Липецк:

  • 398001, Липецк, ул. Советская, д. 7, оф.526
  • +7 (474) 220-06-75

Офис разработки и обслуживания:

  • 190098, Санкт-Петербург, пл. Труда, д. 4, лит. В, 5 этаж, офис 110-1
  • +7 (812) 425-66-96

Партнёрский отдел:

Служба заботы Domovoy.Pro в Telegram

Мы в соцсетях:

вконтакте домовой и партнерытикток домовой и партнерыютуб домовой и партнерытелеграм домовой и партнеры
интернет-магазин битрикс24

Время «нескромных» результатов от разумных затрат!

Закажите профессиональные услуги в пакете или отдельно.

Наши партнеры

Солидарность
Битрикс24
1С-Битрикс
1С
RetailCRM
Netcat
Гильдия интеграторов
OLChat
Yandex Cloud
Sherpa RPA
Касперский