Закажи бесплатную
консультацию нашего специалиста
Нажимая кнопку «Отправить», я даю своё согласие на обработку моих персональных данных

Клиент

Профессиональный союз работников здравоохранения Российской Федерации, https://przrf.ru/

Выполненные работы

Внедрение Цифрового профсоюза, разработка электронного документооборота

Профессиональный союз работников здравоохранения Российской Федерации насчитывает более 2 млн. человек. В него входят работники  учреждений системы здравоохранения, научных центров, аптечных, санаторно-курортных и других организаций, студенты и учащиеся учреждений высшего и среднего профессионального образования. 


Ситуация до внедрения

Ранее организация работала с системой документооборота, разработанной в 2013 году. За 9 лет многое изменилось и стало необходимо разработать новую систему, отвечающую современным требованиям и позволяющую улучшить эффективность работы с документами. 

Новая система не только делает процесс прозрачнее, но и позволяет в будущем обеспечить связь, начиная от аппарата Профсоюза, и до первичных профсоюзных организаций и партнеров.


Выполненные работы:

  • Анализ внутренней работы организации

  • Создание портала

  • Настройка системы коммуникации с территориальными организациями Профсоюза

  • Создание системы обработки обращений из различных источников, которые распределены между ответственными сотрудниками

  • Настройка генерации документов

  • Разработаны 5 сложных бизнес-процессов электронного документооборота

image 6.png


image 7.png

Преимущества выбора коробочной версии Битрикс24

Главной причиной выбора именно коробочного Битрикс24, а не облачного послужила необходимость разработки сразу нескольких сложных бизнес-процессов. У коробочной версии есть доступ к открытому исходному коду, что позволяет донастраивать систему под нужды любой организации. Доступ к системному API дает возможность осуществлять дополнительные интеграции с другими системами и при необходимости создавать новые модули.


При этом надо помнить, что при больших возможностях дополнительных настроек есть и большая ответственность за обеспечение работоспособности и безопасности системы. Такое решение позволяет хранить данные на собственном сервере, что может быть очень важным требованием для организаций некоторых отраслей.


Также коробочная версия имеет преимущество в том, что можно самостоятельно делать резервное копирование. Резервное копирование - выгрузка файла с копией портала, который при необходимости можно загрузить и развернуть, восстановив сохраненные данные.


image 5.jpg

Разработка бизнес-процессов для электронного документооборота


Разработка документооборота требует глубокого понимания структуры организации и ее схемы работы. Мы провели множество встреч с теми, кто непосредственно участвует в документообороте. На каждом этапе работы с документами необходимо понимать какие данные нужны, как и куда они должны передаваться, где дальше использоваться. Это нужно выяснить в самом начале разработке документооборота чтобы как можно точнее воспроизвести все в техническом задании.



К преимуществам внедрения электронного документооборота можно отнести:

  • Увеличение скорости работы с документами, увеличение количество документов в работе

  • Возможность отследить где находится документ, на какой стадии и кто с ним сейчас работает

  • Снижение участия человека в заполнении документа, автоматизация заполнение и уменьшение риска ошибки в результате невнимательности

  • Возможность параллельной работы над документами

  • Возможность видеть историю изменений документа, в истории можно увидеть и прошлые версии документов

  • Ведение единой цифровой базы документов


Group 1.png





Было разработано 5 бизнес-процессов:

  • Входящие документы

  • Исходящие документы

  • Постановления

  • Распоряжения

  • Внутренние документы





Для каждого бизнес-процесса была разработана схема и техническое задание, по котором потом осуществлялось согласование и проведение работ. Были разработаны реестры, где сохраняется все информация для каждого процесса. Для документов была настроена автоматическая нумерация, которую тоже можно увидеть в реестре.

Мы учли не только прямую траекторию движения документа, но и моменты, когда нужно запросить дополнительную информацию, поставить задачу, отправить письмо или настроить получение уведомлений. 

Все процессы идут по схеме согласования в зависимости от роли. Порядок будет зависеть от того, кого выбрал на начальном этапе тот, кто запустил бизнес-процесс.

Всю информацию мы внесли в Базу знаний, которая представляет своего рода электронную энциклопедию и может использоваться для хранения различной информации. Туда мы загрузили инструкции и подсказки о том, как работать в новой системе.

Входящие документы

  1. Процесс начинается с того, что делопроизводитель заполняет карточку входящего документа и затем процесс идет на согласование к выбранному сотруднику.

  2. Далее выбранный сотрудник получает информацию о документе и две кнопки «На исполнение» и «Ознакомиться и завершить».

  3. Если будет выбрана опция «Ознакомиться и завершить», то это значит, что документ не требует никаких действий и с ним нужно только ознакомиться.

  4. Если выбрать кнопку «На исполнение», то специалисту необходимо выбрать кто будет далее работать с документом. Он может самостоятельно продолжить работу или передать документ другому ответственному. Также можно выбрать сразу нескольких ответственных.

  5. Если специалист выбрал себя в качестве исполнителя, то ему ставится задача, где постановщиком будет указан тот, от кого пришел этот процесс. В этой задаче специалист работает над документом и после завершения работы он прикладывает в задачу результат. В карточке процесса появляются две кнопки «Документ исполнен» и «Запросить продление срока исполнения».

  6. Когда для работы над документом необходимо дополнительное время, то специалист может запросить увеличение срока исполнения и запрашивает дополнительное время через кнопку «Запросить продление срока исполнения». Там необходимо также указать причину продления срока, а процесс возвращается к тому, кто последним оформил резолюцию. Он может или установить другой срок, или перенаправить процесс вышестоящему специалисту для уточнения сроков. Измененный срок будет отражен в реестре документов в поле «Измененный срок исполнения»

  7. После того, как все работы по документу были осуществлены, результат прикладывается в задачу, а задача закрывается. Затем исполнитель может кликнуть на кнопку «Документ исполнен» и дальше завершить процесс или нажать на кнопку «Подготовить исходящий документ».



Group 1.png

Что изменилось после внедрения

С внедрением коробочного Битрикс24 организация получила удобную современную среду для совместной работы как над общими задачами и проектами, так и над документами.

Гибкая система позволяет в дальнейшем дорабатывать и обновлять функционал. Преимуществом Битрикс24 является то, что система не статична и она всегда соответствует современным требованиям и потребностям организаций.





Пакеты внедрения CRM-системы для профсоюза


Пакет внедрения решения Цифровой профсоюз МАКСИМУМ

Пакет подойдет для крупных профсоюзных объединений (территориальных, общероссийских и межрегиональных), до 250 человек (сотрудников аппарата, профсоюзных активистов)

Пакет внедрения решения Цифровой профсоюз ПРОФ+

Пакет подойдет для средних профсоюзных организаций (обкомы, горкомы, небольшие федерации), до 50 человек  (сотрудников аппарата, профсоюзных активистов)

Пакет внедрения решения Цифровой профсоюз ПРОФ

Пакет подойдет для небольших профсоюзных организаций (ППО), до 12 человек (сотрудников аппарата, профсоюзных активистов)

« Возврат в ленту блога

Есть вопросы? Мы готовы вам помочь!

Свяжитесь с нами

Офис продаж и обслуживания:

  • 117105, Москва, Варшавское ш., д.14, стр.1, оф.15
  • +7 (499) 577-02-52
  • info@domovoy.pro

Представительство по ЦФО в г. Липецк:

  • 398001, Липецк, ул. Советская, д. 7, оф.526
  • +7 (474) 220-06-75

Офис разработки и обслуживания:

  • 190098, Санкт-Петербург, пл. Труда, д. 4, лит. В, 5 этаж, офис 110-1
  • +7 (812) 425-66-96

Партнёрский отдел:

Служба заботы Domovoy.Pro в Telegram

Мы в соцсетях:

вконтакте домовой и партнерытикток домовой и партнерыютуб домовой и партнерытелеграм домовой и партнеры
интернет-магазин битрикс24

Время «нескромных» результатов от разумных затрат!

Закажите профессиональные услуги в пакете или отдельно.

Наши партнеры

Солидарность
Битрикс24
1С-Битрикс
1С
RetailCRM
Netcat
Гильдия интеграторов
OLChat
Yandex Cloud
Sherpa RPA
Касперский