Закажи бесплатную
консультацию нашего специалиста
Нажимая кнопку «Отправить», я даю своё согласие на обработку моих персональных данных

Клиент

Профессиональный союз работников здравоохранения Российской Федерации, https://przrf.ru/

Выполненные работы

Внедрение Цифрового профсоюза, разработка электронного документооборота

Профессиональный союз работников здравоохранения Российской Федерации насчитывает более 2 млн. человек. В него входят работники  учреждений системы здравоохранения, научных центров, аптечных, санаторно-курортных и других организаций, студенты и учащиеся учреждений высшего и среднего профессионального образования. 


Ситуация до внедрения

Ранее организация работала с системой документооборота, разработанной в 2013 году. За 9 лет многое изменилось и стало необходимо разработать новую систему, отвечающую современным требованиям и позволяющую улучшить эффективность работы с документами. 

Новая система не только делает процесс прозрачнее, но и позволяет в будущем обеспечить связь, начиная от аппарата Профсоюза, и до первичных профсоюзных организаций и партнеров.


Выполненные работы:

  • Анализ внутренней работы организации

  • Создание портала

  • Настройка системы коммуникации с территориальными организациями Профсоюза

  • Создание системы обработки обращений из различных источников, которые распределены между ответственными сотрудниками

  • Настройка генерации документов

  • Разработаны 5 сложных бизнес-процессов электронного документооборота

image 6.png


image 7.png

Преимущества выбора коробочной версии Битрикс24

Главной причиной выбора именно коробочного Битрикс24, а не облачного послужила необходимость разработки сразу нескольких сложных бизнес-процессов. У коробочной версии есть доступ к открытому исходному коду, что позволяет донастраивать систему под нужды любой организации. Доступ к системному API дает возможность осуществлять дополнительные интеграции с другими системами и при необходимости создавать новые модули.


При этом надо помнить, что при больших возможностях дополнительных настроек есть и большая ответственность за обеспечение работоспособности и безопасности системы. Такое решение позволяет хранить данные на собственном сервере, что может быть очень важным требованием для организаций некоторых отраслей.


Также коробочная версия имеет преимущество в том, что можно самостоятельно делать резервное копирование. Резервное копирование - выгрузка файла с копией портала, который при необходимости можно загрузить и развернуть, восстановив сохраненные данные.


image 5.jpg

Разработка бизнес-процессов для электронного документооборота


Разработка документооборота требует глубокого понимания структуры организации и ее схемы работы. Мы провели множество встреч с теми, кто непосредственно участвует в документообороте. На каждом этапе работы с документами необходимо понимать какие данные нужны, как и куда они должны передаваться, где дальше использоваться. Это нужно выяснить в самом начале разработке документооборота чтобы как можно точнее воспроизвести все в техническом задании.



К преимуществам внедрения электронного документооборота можно отнести:

  • Увеличение скорости работы с документами, увеличение количество документов в работе

  • Возможность отследить где находится документ, на какой стадии и кто с ним сейчас работает

  • Снижение участия человека в заполнении документа, автоматизация заполнение и уменьшение риска ошибки в результате невнимательности

  • Возможность параллельной работы над документами

  • Возможность видеть историю изменений документа, в истории можно увидеть и прошлые версии документов

  • Ведение единой цифровой базы документов


Group 1.png





Было разработано 5 бизнес-процессов:

  • Входящие документы

  • Исходящие документы

  • Постановления

  • Распоряжения

  • Внутренние документы





Для каждого бизнес-процесса была разработана схема и техническое задание, по котором потом осуществлялось согласование и проведение работ. Были разработаны реестры, где сохраняется все информация для каждого процесса. Для документов была настроена автоматическая нумерация, которую тоже можно увидеть в реестре.

Мы учли не только прямую траекторию движения документа, но и моменты, когда нужно запросить дополнительную информацию, поставить задачу, отправить письмо или настроить получение уведомлений. 

Все процессы идут по схеме согласования в зависимости от роли. Порядок будет зависеть от того, кого выбрал на начальном этапе тот, кто запустил бизнес-процесс.

Всю информацию мы внесли в Базу знаний, которая представляет своего рода электронную энциклопедию и может использоваться для хранения различной информации. Туда мы загрузили инструкции и подсказки о том, как работать в новой системе.

Входящие документы

  1. Процесс начинается с того, что делопроизводитель заполняет карточку входящего документа и затем процесс идет на согласование к выбранному сотруднику.

  2. Далее выбранный сотрудник получает информацию о документе и две кнопки «На исполнение» и «Ознакомиться и завершить».

  3. Если будет выбрана опция «Ознакомиться и завершить», то это значит, что документ не требует никаких действий и с ним нужно только ознакомиться.

  4. Если выбрать кнопку «На исполнение», то специалисту необходимо выбрать кто будет далее работать с документом. Он может самостоятельно продолжить работу или передать документ другому ответственному. Также можно выбрать сразу нескольких ответственных.

  5. Если специалист выбрал себя в качестве исполнителя, то ему ставится задача, где постановщиком будет указан тот, от кого пришел этот процесс. В этой задаче специалист работает над документом и после завершения работы он прикладывает в задачу результат. В карточке процесса появляются две кнопки «Документ исполнен» и «Запросить продление срока исполнения».

  6. Когда для работы над документом необходимо дополнительное время, то специалист может запросить увеличение срока исполнения и запрашивает дополнительное время через кнопку «Запросить продление срока исполнения». Там необходимо также указать причину продления срока, а процесс возвращается к тому, кто последним оформил резолюцию. Он может или установить другой срок, или перенаправить процесс вышестоящему специалисту для уточнения сроков. Измененный срок будет отражен в реестре документов в поле «Измененный срок исполнения»

  7. После того, как все работы по документу были осуществлены, результат прикладывается в задачу, а задача закрывается. Затем исполнитель может кликнуть на кнопку «Документ исполнен» и дальше завершить процесс или нажать на кнопку «Подготовить исходящий документ».



Group 1.png

Что изменилось после внедрения

С внедрением коробочного Битрикс24 организация получила удобную современную среду для совместной работы как над общими задачами и проектами, так и над документами.

Гибкая система позволяет в дальнейшем дорабатывать и обновлять функционал. Преимуществом Битрикс24 является то, что система не статична и она всегда соответствует современным требованиям и потребностям организаций.





Пакеты внедрения CRM-системы для профсоюза


Пакет внедрения решения Цифровой профсоюз МАКСИМУМ + ПрофID360

Пакет подойдет для крупных профсоюзных объединений (территориальных, общероссийских и межрегиональных), до 250 человек (сотрудников аппарата, профсоюзных активистов)

Пакет внедрения решения Цифровой профсоюз ПРОФ+ + ПрофID360

Пакет подойдет для средних профсоюзных организаций (обкомы, горкомы, небольшие федерации), до 50 человек  (сотрудников аппарата, профсоюзных активистов)

Пакет внедрения решения Цифровой профсоюз ПРОФ + ПрофID360

Пакет подойдет для небольших профсоюзных организаций (ППО), до 12 человек (сотрудников аппарата, профсоюзных активистов)

« Возврат в ленту блога

Есть вопросы? Мы готовы вам помочь!

Свяжитесь с нами

Офис продаж и обслуживания:

  • 117105, Москва, Варшавское ш., д.14, стр.1, оф.15
  • +7 (499) 577-02-52
  • info@domovoy.pro

Представительство по ЦФО в г. Липецк:

  • 398059, Липецк, пл. Петра Великого, д.2, корп.А, оф.406
  • +7 (474) 220-06-75

Офис разработки и обслуживания:

  • 190098, Санкт-Петербург, пл. Труда, д.4, лит.В, 5 этаж, оф.110-1
  • +7 (812) 425-66-96

Партнёрский отдел:

Служба заботы Domovoy.Pro в Telegram

Мы в соцсетях:

вконтакте домовой и партнерытикток домовой и партнерыютуб домовой и партнерытелеграм домовой и партнеры
интернет-магазин битрикс24

Время «нескромных» результатов от разумных затрат!

Закажите профессиональные услуги в пакете или отдельно.

Наши партнеры

Солидарность
Битрикс24
1С-Битрикс
1С
RetailCRM
Netcat
Гильдия интеграторов
OLChat
Yandex Cloud
Sherpa RPA
Касперский