Внедрение цифрового профсоюза в Профсоюз работников здравоохранения РФ. Электронный документооборот для профсоюза
Клиент
Профессиональный союз работников здравоохранения Российской Федерации, https://przrf.ru/
Выполненные работы
Внедрение Цифрового профсоюза, разработка электронного документооборота
Профессиональный союз работников здравоохранения Российской Федерации насчитывает более 2 млн. человек. В него входят работники учреждений системы здравоохранения, научных центров, аптечных, санаторно-курортных и других организаций, студенты и учащиеся учреждений высшего и среднего профессионального образования.
Ситуация до внедрения
Ранее организация работала с системой документооборота, разработанной в 2013 году. За 9 лет многое изменилось и стало необходимо разработать новую систему, отвечающую современным требованиям и позволяющую улучшить эффективность работы с документами.
Новая система не только делает процесс прозрачнее, но и позволяет в будущем обеспечить связь, начиная от аппарата Профсоюза, и до первичных профсоюзных организаций и партнеров.
Выполненные работы:
-
Анализ внутренней работы организации
-
Создание портала
-
Настройка системы коммуникации с территориальными организациями Профсоюза
-
Создание системы обработки обращений из различных источников, которые распределены между ответственными сотрудниками
-
Настройка генерации документов
-
Разработаны 5 сложных бизнес-процессов электронного документооборота
Преимущества выбора коробочной версии Битрикс24
Главной причиной выбора именно коробочного Битрикс24, а не облачного послужила необходимость разработки сразу нескольких сложных бизнес-процессов. У коробочной версии есть доступ к открытому исходному коду, что позволяет донастраивать систему под нужды любой организации. Доступ к системному API дает возможность осуществлять дополнительные интеграции с другими системами и при необходимости создавать новые модули.
При этом надо помнить, что при больших возможностях дополнительных настроек есть и большая ответственность за обеспечение работоспособности и безопасности системы. Такое решение позволяет хранить данные на собственном сервере, что может быть очень важным требованием для организаций некоторых отраслей.
Также коробочная версия имеет преимущество в том, что можно самостоятельно делать резервное копирование. Резервное копирование - выгрузка файла с копией портала, который при необходимости можно загрузить и развернуть, восстановив сохраненные данные.
Разработка бизнес-процессов для электронного документооборота
Разработка документооборота требует глубокого понимания структуры организации и ее схемы работы. Мы провели множество встреч с теми, кто непосредственно участвует в документообороте. На каждом этапе работы с документами необходимо понимать какие данные нужны, как и куда они должны передаваться, где дальше использоваться. Это нужно выяснить в самом начале разработке документооборота чтобы как можно точнее воспроизвести все в техническом задании.
К преимуществам внедрения электронного документооборота можно отнести:
-
Увеличение скорости работы с документами, увеличение количество документов в работе
-
Возможность отследить где находится документ, на какой стадии и кто с ним сейчас работает
-
Снижение участия человека в заполнении документа, автоматизация заполнение и уменьшение риска ошибки в результате невнимательности
-
Возможность параллельной работы над документами
-
Возможность видеть историю изменений документа, в истории можно увидеть и прошлые версии документов
-
Ведение единой цифровой базы документов
Было разработано 5 бизнес-процессов:
-
Входящие документы
-
Исходящие документы
-
Постановления
-
Распоряжения
-
Внутренние документы
Для каждого бизнес-процесса была разработана схема и техническое задание, по котором потом осуществлялось согласование и проведение работ. Были разработаны реестры, где сохраняется все информация для каждого процесса. Для документов была настроена автоматическая нумерация, которую тоже можно увидеть в реестре.
Мы учли не только прямую траекторию движения документа, но и моменты, когда нужно запросить дополнительную информацию, поставить задачу, отправить письмо или настроить получение уведомлений.
Все процессы идут по схеме согласования в зависимости от роли. Порядок будет зависеть от того, кого выбрал на начальном этапе тот, кто запустил бизнес-процесс.
Всю информацию мы внесли в Базу знаний, которая представляет своего рода электронную энциклопедию и может использоваться для хранения различной информации. Туда мы загрузили инструкции и подсказки о том, как работать в новой системе.
Входящие документы
-
Процесс начинается с того, что делопроизводитель заполняет карточку входящего документа и затем процесс идет на согласование к выбранному сотруднику.
-
Далее выбранный сотрудник получает информацию о документе и две кнопки «На исполнение» и «Ознакомиться и завершить».
-
Если будет выбрана опция «Ознакомиться и завершить», то это значит, что документ не требует никаких действий и с ним нужно только ознакомиться.
-
Если выбрать кнопку «На исполнение», то специалисту необходимо выбрать кто будет далее работать с документом. Он может самостоятельно продолжить работу или передать документ другому ответственному. Также можно выбрать сразу нескольких ответственных.
-
Если специалист выбрал себя в качестве исполнителя, то ему ставится задача, где постановщиком будет указан тот, от кого пришел этот процесс. В этой задаче специалист работает над документом и после завершения работы он прикладывает в задачу результат. В карточке процесса появляются две кнопки «Документ исполнен» и «Запросить продление срока исполнения».
-
Когда для работы над документом необходимо дополнительное время, то специалист может запросить увеличение срока исполнения и запрашивает дополнительное время через кнопку «Запросить продление срока исполнения». Там необходимо также указать причину продления срока, а процесс возвращается к тому, кто последним оформил резолюцию. Он может или установить другой срок, или перенаправить процесс вышестоящему специалисту для уточнения сроков. Измененный срок будет отражен в реестре документов в поле «Измененный срок исполнения»
-
После того, как все работы по документу были осуществлены, результат прикладывается в задачу, а задача закрывается. Затем исполнитель может кликнуть на кнопку «Документ исполнен» и дальше завершить процесс или нажать на кнопку «Подготовить исходящий документ».
Что изменилось после внедрения
С внедрением коробочного Битрикс24 организация получила удобную современную среду для совместной работы как над общими задачами и проектами, так и над документами.
Гибкая система позволяет в дальнейшем дорабатывать и обновлять функционал. Преимуществом Битрикс24 является то, что система не статична и она всегда соответствует современным требованиям и потребностям организаций.
